Der in Großbritannien ansässige Anbieter XPand Logistics bietet weltweit maßgeschneiderte Versand- und Logistiklösungen an.
Als kleinerer Logistikanbieter hebt sich XPand durch seinen Fokus auf Kundenservice ab und hat sich zum Ziel gesetzt, schnelle, effiziente und wirtschaftliche Logistikdienstleistungen für Kunden und Fracht aller Größenordnungen zu erbringen - ob auf der Straße, zur See oder in der Luft.
Gegründet im Jahr 2000, wusste das XPand-Team 2017, dass es seine Abläufe modernisieren musste, um die Erwartungen der Kunden nach mehr Transparenz und Rechenschaftspflicht zu erfüllen. Die Digitalisierung war ausschlaggebend für die Entscheidung von XPand, seine drei unterschiedlichen Systeme zu ersetzen und alle Vorgänge auf CargoWise zu zentralisieren. Dadurch wurden manuelle Prozesse abgeschafft, der E-Mail-Verkehr reduziert und den Kunden letztlich ein neues Maß an Transparenz geboten.
Zentralisierte Plattform ermöglicht datengesteuerten Ansatz für den Kundenservice
Nigel Clark, Operations Director bei XPand Logistics, erklärt, wie die Integrationsmöglichkeiten von CargoWise der Schlüssel zum Übergang zu einem datengesteuerten Ansatz waren, der die Dienstleistungen für Kunden verbessert.
"Vor CargoWise hatten wir einen sehr fragmentierten Ansatz mit separaten Systemen für Betrieb, Zoll und Buchhaltung. Das machte es schwierig, Daten aus diesen Systemen zu ziehen, um sowohl uns als auch unseren Kunden einen klaren Überblick über das Geschäft zu verschaffen. Viele Prozesse wurden manuell durchgeführt, und wir hatten keine Möglichkeit, Dokumente abzubilden. Jetzt nutzen wir CargoWise für alles – alle unsere Aktivitäten in den Bereichen Spedition, Lagerhaltung und 3PL, Buchhaltung und Vertrieb. Die Umstellung auf eine zentralisierte Plattform hat uns große Vorteile in Bezug auf Integration, Automatisierung und Produktivität gebracht."
Da CargoWise in der Cloud gehostet wird, ergeben sich laut Clark zusätzliche digitale Möglichkeiten und Sicherheitsvorteile: "Vor CargoWise verwendeten wir physische Server an unseren Standorten, die gesichert werden mussten. Durch den Umzug in die Cloud verlieren wir keine Daten, wenn unser Server ausfällt."
Laut Chris Pye, IT Strategy Manager bei XPand, ist die Umstellung auf einen datengesteuerten Ansatz entscheidend für den Betrieb im Logistiksektor. "Unsere intelligente Nutzung von Daten ermöglicht es uns, mit den Großen zu konkurrieren. Unsere Kunden fragen zunehmend nach mehr Einblicke in ihre Sendungen, Lager und Bestände, und da CargoWise ein zentralisiertes System ist, können wir diese Daten für sie visualisieren, mit allen Metriken über die gesamte Supply-Chain hinweg, als zusätzlichen Service.
Die Container-Automation innerhalb von CargoWise ermöglicht es, einen Auftrag einem Container zuzuordnen. Wir stellen Meilensteine ein, die vom Frachtführer automatisch aktualisiert werden, damit wir sie für den Kunden nachverfolgen und ihn über Änderungen, z. B. die erwartete Ankunftszeit, informieren können.
Der Wechsel zu CargoWise hat auch die Zusammenarbeit zwischen XPand und unseren internationalen Agenten vereinfacht. Mit dem eHub ist es ganz einfach, einen Agenten, der CargoWise nutzt, an Bord zu holen. Sobald man die Workflows eingerichtet hat, gibt man einfach einen Code in ein Feld ein und legt los! Wenn wir dann unserem Partner eine Sendung schicken, muss er keine manuelle Dateneingabe vornehmen, da er genau dieselben Daten hat wie wir. Und umgekehrt, sobald die Sendung ins Ausland gegangen ist, werden die Informationen an uns zurückgegeben, um sie an unseren Kunden weiterzuleiten. Das ist einfach und bringt einen großen Mehrwert für unser Geschäft."
Pye sagt, dass sie den integrierten Customer Relationship Manager (CRM) im gesamten Unternehmen eingeführt haben, was bedeutet, dass sie jetzt CargoWise von Anfang bis Ende nutzen - von Anfragen, über die Umwandlung in Verkaufschancen, Angebote, Sendungen und dann die Rechnungsstellung und Buchhaltung.
Mark Reid, Niederlassungsleiter von XPand in Manchester, hebt die betrieblichen Vorteile der Verwendung eines einzigen Systems hervor. "Da es alle Prozesse vom Angebot bis zur Lieferung abdeckt, können wir die Angebotsumwandlung, die Versandumwandlung und die Rentabilität überwachen, um einen umfassenden Überblick über das Geschäft zu erhalten."
Ein kundenorientierter Ansatz
Dadurch, dass die Daten nicht mehr von Hand eingegeben werden müssen, können sich die Account Manager von XPand auf ihr Kerngeschäft konzentrieren, nämlich die Verbesserung der Dienstleistungen für die Kunden.
"CargoWise hat unsere Abläufe modernisiert", sagt Dan McNab, ein Account Manager, der seit 11 Jahren bei XPand arbeitet. "Das vorherige System und die Prozesse erfolgten größtenteils manuell oder per E-Mail, was bedeutete, dass wir nicht die Online-Nachverfolgung und Sichtbarkeit der ETAs von Sendungen und des globalen Bestands bieten konnten, die unsere Kunden zunehmend wünschten - wir liefen Gefahr, abgehängt zu werden. Durch die Konsolidierung unserer Lager-, Versand- und Buchhaltungssysteme in einem einzigen System können unsere Kunden nun ihre Sendungen jederzeit über ihr Online-Portal nachverfolgen und einsehen, die Daten exportieren und sie für fundierte Geschäftsentscheidungen nutzen. Das spart Zeit und reduziert den E-Mail-Verkehr drastisch."
Automatisierungen zur Steigerung der Produktivität des Unternehmens und der Effizienz der Kunden
Dank der zentralisierten Daten konnte XPand mehrere Automatisierungen implementieren, die nicht nur effizienter sind, sondern auch die Nachverfolgung von Sendungen für die Kunden von XPand und die Endkunden ihrer Kunden erheblich verbessern, einschließlich der Aktualisierung von Meilensteinen, Zollerklärungen und Lagerprozessen.
Pye erklärt, dass einige der größten Effizienzen, die durch Automatisierung erreicht werden, im Lager mit dem CargoWise Lagerverwaltungssystem (WMS) erzielt werden, wo XPand eine Kombination aus Produktlager, Transitlager und Zolllager verwendet, um die verschiedenen Kundenanforderungen zu erfüllen.
"E-Commerce-Kunden müssen Paletten in Bestände zerlegen und für Lieferungen an Privatkunden verpacken, wie z.B. Fitnessgeräte. 3PL-Kunden wie Maschinenbauunternehmen, die Bestellungen übergroßer Produkte wie Stahl und Aluminium erhalten, brauchen keine Zerlegung des Bestands in einzelne Einheiten.
Wir haben die Zeit zwischen dem Eingang einer Bestellung bei unserem Kunden und der Übergabe an den Kurier erheblich verkürzt. Ein wichtiger Grund dafür ist die Einführung von WMS-Scannern, die unsere Kommissionierrate deutlich erhöht haben. Als ich anfing, war das Lager nicht systematisiert. Wir haben ein paar hundert Bestellungen im Jahr bearbeitet. Jetzt wickeln wir mit CargoWise ein paar tausend Bestellungen pro Monat ab. Das zeigt, wie sehr wir mit CargoWise gewachsen sind."
Die Integration mit E-Commerce-Systemen ihrer Kunden wie Shopify, Cin7 und anderen Bestandsverwaltungssystemen wird ebenfalls unterstützt und ermöglicht die Automatisierung des gesamten Lagerprozesses und der Nachverfolgung.
Im Jahr 2020 führte XPand seinen Zollagent-Service ein, zeitgleich mit den neuen Zollverfahren für alle Importe und Exporte in und aus der EU aufgrund des BREXIT. Die automatisierten elektronischen Anmeldungen und das spezielle Portal für den Zoll werden über CargoWise abgewickelt, um eine vollständige Transparenz des gesamten Versandprozesses zu gewährleisten. Kunden können das XPand Logistics Portal als Komplettlösung nutzen oder es nahtlos in ihre bestehenden Versand- und Trackingsysteme integrieren.
McNab sagt, dass die Zollabwicklung über CargoWise viel Zeit spart. "Früher haben wir eine separate Plattform verwendet, und es gab eine Menge Duplikate bei der Dateneingabe. Jetzt werden die Daten für jede Sendung über CargoWise in die Datei des Zollagenten gezogen, so dass nur noch zwei Registerkarten mit zusätzlichen Informationen ausgefüllt werden müssen."
Reid sagt, dass der Übergang von dem britischen System CHIEF (Customs Handling of Import and Export Freight) zu dem neuen CDS (Customs Declaration Service) einfach war, da die Änderungen bereits in CargoWise berücksichtigt wurden.
"Wir haben ein externes Zwischenlager (External Temporary Storage Facility, ETSF) in Manchester. Hier können wir unverzollte Waren in unser Lager bringen, sie innerhalb unserer Einrichtung verzollen und dann zur Lieferung verschicken. Wenn wir uns nicht an die Vorschriften halten, werden wir mit einer Geldstrafe belegt. Wir nutzen dafür das CargoWise Zolllager-Modul“, erklärt Reid.
Neo ist die Zukunft
Im Rahmen des Engagements von XPand, seinen Kunden außergewöhnliche Dienstleistungen und hochmoderne Logistiklösungen zu bieten, testet und erprobt das Unternehmen CargoWise Neo, eine umfassende Kommandozentrale, die den Kunden einen besseren Überblick über ihren Supply-Chain-Betrieb verschaffen soll.
"Wir sind ein offenes Buch für unsere Kunden und die modernisierte Benutzeroberfläche von CargoWise Neo wird es unseren Kunden ermöglichen, die KPIs unserer Leistung, wie z.B. Abfahrtsdaten, in Echtzeit und mit automatischer Berichterstattung zu verfolgen. Das ist eine weitere Möglichkeit, wie wir Technologie nutzen können, um uns durch die Dienstleistungen, die wir unseren Kunden bieten, zu differenzieren", sagt McNab.
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