Cómo la automatización está ayudando a los agentes de carga a reducir costos del ingreso manual de datos

La historia de la logística también es una historia de automatización. Desde el motor a vapor, pasando por el montacargas hasta los selectores y empacadores robóticos, la evolución de la tecnología también ha cumplido un rol fundamental en la evolución de la industria.  

Si bien existe precedente para acelerar y priorizar la automatización del ingreso de datos, algunas empresas de logística todavía no han dado el paso completo, lo que les podría estar costando mucho.  

“Trabajar con papel físico e ingreso manual de datos insume tiempo y es costoso, en especial en un contexto de aislamientos por la pandemia o de gestión de embarques urgentes”, comenta Darren Matthews, analista de desarrollo de negocios internacionales de WiseTech Global.  

“Con tantas interrupciones en la industria, las iniciativas de transformación digital son una prioridad, desde el nivel directivo hacia abajo. Realmente es el momento ideal para intentar eliminar los antiguos procesos manuales y reemplazarlos por la tecnología y automatización que permitan aprovechar todo el potencial de la innovación”.   

El tedioso proceso del ingreso manual de datos  

Los proveedores de servicios de logística tienen que trabajar con grandes volúmenes de datos diversos y no digitalizados, desde conocimientos de embarque escaneados hasta facturas y conocimientos aéreos, entre otros.  

Al igual que cualquier tarea que requiere mucho trabajo, existen riesgos para las empresas que siguen acudiendo al ingreso manual de datos, como tener que hacer el trabajo más de una vez, que se dupliquen los datos o incluso quedar sujeto a potenciales multas por incumplimiento.  

“Muchas personas sostienen que el ingreso de datos erróneos es uno de los errores más costosos que cometen los negocios de logística”, afirma Matthews. “Eso es porque hay tantas posibilidades de cometer errores, en particular cuando se trabaja con idiomas y leyes diferentes”.   

Pero no se trata solo de este riesgo considerable de cometer errores. Según Matthews, los procesos manuales también privan a los proveedores de servicio de contar con información completa y confiable, lo cual impide que sus operaciones escalen. 

“El trabajo consiste en entregar papeles en varias oficinas y luego revolver para encontrar los datos adecuados; esto lleva tiempo y agrega potenciales gastos. Cuando a esto se le agrega el gran volumen de transacciones que los proveedores de servicios de logística pretenden ejecutar, se crean muchas complicaciones que pueden ser difíciles de resolver”.  

Restricciones a la eficiencia de ingreso de datos manuales  

Scott McCorquodale, director de conectividad aérea de WiseTech Global , recuerda la época en la que los conocimientos aéreos se completaban a mano y luego se transcribían a un sistema informático; le complace saber que eso quedó mayormente en el pasado.   

“Los procesos de la industria de carga aérea han sido siempre físicos, lo que generaba muchas ineficiencias. Todo esto ha cambiado en los últimos años, y muchas aerolíneas ahora dan una gran prioridad a proyectos de transformación digital”.  

Según McCorquodale, muchas aerolíneas están presionando para que los agentes de carga erradiquen por completo los procesos manuales y hagan reservas electrónicas para su capacidad de carga aérea , ya sea en la página web de la aerolínea, portales de la industria o mediante un sistema operativo de agentes de carga, como CargoWise.  

“Un punto a tener en cuenta para los agentes de carga que no acuden a las reservas electrónicas es que algunas aerolíneas ahora cobrarán una tarifa adicional a las reservas manuales”, comenta McCorquodale. “Tampoco se puede negar que el proceso de reserva existente, que se basa en métodos de comunicación tales como llamadas telefónicas y correos electrónicos, es tan notoriamente ineficiente que muchos agentes de carga simplemente deben adoptar el método electrónico o correr el riesgo de quedarse atrás.” 

Parálisis de la productividad por el ingreso manual de datos  

Ashley Skaanild, vicepresidente regional de datos y conectividad de logística de WiseTech Global, concuerda con estas preocupaciones de ineficiencia y afirma que si bien la tecnología puede ser inmensamente robusta, los proveedores de logística deberían tener cuidado de no utilizar muchos sistemas operativos diferentes o, peor aún, inseguros.  

Sostiene que si bien las empresas más pequeñas han lanzado ofertas digitales que responden a necesidades específicas de los clientes, a menudo se concentran en segmentos limitados de la cadena de suministro. Como resultado, el consignador, transportista o agente de carga tiene que improvisar con varias soluciones, lo que puede ser costoso e implica un riesgo considerable. 

Por ejemplo, la entrada y transferencia ​ manual de datos entre distintos sistemas y usuarios consume mucho tiempo, y la posibilidad de cometer errores aumenta cada vez que se vuelven a ingresar datos.Además, mantener visibilidad de los trabajos en toda la organización se vuelve casi imposible y causa que se trabaje el doble, lo cual puede afectar la satisfacción del cliente. 

“Claramente hay mucha más exposición a errores y ciberriesgo si se opera con varios sistemas en vez de ingresar los datos en una sola plataforma de logística de extremo a extremo que puede comunicar la información a muchos transportistas sin problemas”, afirma.  

La tecnología como impulso para el ingreso rápido de datos  

No se puede negar que los datos que se requieren para enviar mercancías desde el punto A al B son vastos y complejos. En consecuencia, en la industria se ha incrementado el uso de las tecnologías de aprendizaje automático y lenguaje natural diseñadas para automatizar los procesos a lo largo de la cadena de suministro. 

Según Matthews, esta tecnología, que se utiliza en nuestra plataforma profundamente integrada de logística internacional , CargoWise, está ayudando a las empresas a dar el paso hacia un ecosistema más automatizado, con menos papel y más productivo. 

“Lo que estamos haciendo es fundamentalmente eliminar muchos procesos laboriosos de ingresos de datos propensos a errores para que sean más sencillos y eficientes.  

Más importante aún, una vez que los datos están en el sistema, también les añadimos modelos de relevancia y búsqueda, junto con la gestión de flujo de trabajo de excepciones y procesos para que nuestros clientes puedan ahora encontrar lo que necesitan y concentrarse en ello sin distracciones”, comentó.  

Esta automatización inteligente, junto con datos depurados, agregados y estandarizados de todos los proveedores es lo que McCorquodale cree que puede permitirles a los agentes de carga reaccionar rápidamente y tomar decisiones a tiempo. 

“En lo que respecta a la carga aérea específicamente, las asociaciones de la industria han venido impulsando esto a lo largo de los años, en especial la Asociación Internacional de Transporte Aéreo (IATA por sus siglas en inglés). De hecho, varias plataformas de logística, como CargoWise, ya apoyan estas iniciativas de digitalización y adoptan mejoras en línea con proyectos más novedosos, como ONE Record de IATA .” 

Reflexión sobre el pasado para impulsar la transformación en el futuro  

Siempre hay preocupaciones acerca de cambiar los sistemas porque “siempre se hizo así”. Lo mismo aplica para el ingreso de datos.  

Sin embargo, el ingreso manual de datos insume mucho tiempo y es costoso. Requiere muchos recursos para mantener estándares altos de exactitud. Para los agentes de carga que trabajan con cada vez más cantidad de documentación por día, está claro que los errores pueden ser rápidamente costosos. 

“La automatización de datos permite que todo sea más rápido. La calidad también puede aumentar a la vez”, concluye Matthews.  

“Se beneficiarán con mayor velocidad y precisión las 24 horas del día los siete días de la semana para que el personal pueda concentrarse en tareas más valiosas. Pero, a fin de cuentas, también es un enfoque más constante que los preparará para el éxito a largo plazo”.  

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