Metro Shipping, la cui sede centrale si trova nel Regno Unito, prende sul serio l'innovazione digitale. Fondata nel 1981, l'azienda è uno spedizioniere digitale dal 2005. Cresciuta a partire da un team di sei persone nel Regno Unito fino ad arrivare a oltre 300 a livello globale e con un secondo centro dati in India, Metro fornisce soluzioni resilienti e adattabili che collegano gli speditori all'intera supply chain.
Grant Liddel, Direttore Generale Metro, fa parte dell'azienda da 13 anni, e del gruppo da 35.
“Siamo estremamente agili e abbiamo processi decisionali molto rapidi. Questa è la cultura dell'azienda. Dedichiamo davvero il tempo necessario per comprendere come lavorano i nostri clienti e le loro aspirazioni all'interno della supply chain e della logistica. Si tratta di un approccio collaborativo, di una partnership con loro e di un lavoro che va oltre il semplice spostamento di articoli, prodotti o componenti. Facciamo parte del processo complessivo di strategia e pianificazione con i nostri clienti.”
Grant spiega che la rapida espansione aziendale, le esigenze dei clienti e l'apertura di uffici nel Regno Unito e all'estero hanno fatto sì che il sistema che avevano utilizzato fino a quel momento non fosse più sufficiente.
“Avevamo bisogno di qualcosa che fosse multifunzionale, multisede e in grado di proteggersi nella nostra futura e continua espansione caratterizzata da un'elevata velocità di digitalizzazione e sviluppo tecnologico. Questi sono i motivi che ci hanno spinto a cercare un nuovo sistema per soddisfare le nostre esigenze.”
Quando abbiamo valutato i sistemi disponibili sul mercato, Grant ha osservato che CargoWise era già utilizzato con successo in diverse società del nostro gruppo.
“La capacità di coprire tutte le diverse modalità, così come le diverse funzioni aziendali, era un aspetto altrettanto importante. Molti degli altri software disponibili sono incentrati principalmente sul trasporto marittimo e aereo, mentre CargoWise offre un ottimo equilibrio.”
Bradley Darkes, Responsabile dei Sistemi presso Metro, ha affermato che scegliere una soluzione basata su cloud è stato un passo importante.
“CargoWise è basato su cloud e questo ci ha davvero permesso di sfruttare questo aspetto perché parte della nostra crescita è legata all'apertura di uffici nel Regno Unito e in India. La differenza tra le funzionalità che CargoWise offre in più rispetto al nostro sistema legacy è significativa. Un ulteriore vantaggio è il motore di visualizzazione Productivity Acceleration & Visualization Engine (PAVE), che consente l’utilizzo di workflow automatizzati.
Ottimizzazione delle operazioni doganali con CargoWise post-Brexit
L'implementazione di CargoWise ha coinciso esattamente con il periodo della Brexit nel 2020, offrendo a Metro l'opportunità di orientarsi verso una nuova fonte di ricavi: l'operazione doganale.
Natalie Frost, Responsabile delle Operazioni doganali, spiega che la Brexit ha portato maggiori complessità in quello che una volta era un processo più semplice.
“Quello che prima della Brexit era un processo di movimentazione delle merci molto facile all'interno dell'UE, è diventato più complicato data la necessità di completare le dichiarazioni doganali per tutte le nostre movimentazioni europee. Avevamo bisogno di una soluzione software in grado di gestire l'enorme volume di dichiarazioni da completare dopo la Brexit.
Il modulo Dogana di CargoWise offre molteplici vantaggi, dati e workflow automatizzati, creazione di dichiarazioni, integrazione con le informazioni sulle tariffe all'interno del sistema e suggerimenti informativi. Tutto ciò aiuta ad accelerare il processo e garantire l'accuratezza dei dati”.
Natalie sottolinea anche l'importanza di una corretta classificazione per minimizzare rischi e sanzioni.
“Con le classificazioni collegate alle informazioni tariffarie in CargoWise, si ha un’ulteriore certezza. I piccoli avvisi che evidenziano la necessità di inserire informazioni aggiuntive o utilizzare una specifica voce doganale sono davvero utili. Tutto ciò consente al team di lavorare con maggiore serenità.”
Per supportare l'implementazione di CargoWise all'interno del team che si occupa della gestione delle operazioni doganali, Metro ha introdotto PAVE e l’utilizzo di board per monitorare le attività. Sono stati sviluppati anche trigger per l'automatizzazione, consentendo la movimentazione elettronica dei dati dai clienti a Metro affinché potessero essere revisionati e trasmessi automaticamente all'autorità doganale del Regno Unito.
CargoWise ha anche permesso al team Metro di offrire soluzioni più personalizzate e SLA (accordi sui livelli di servizio) unici ai loro clienti.
“Con la precisione e la velocità che otteniamo con il sistema, siamo in grado di fornire dichiarazioni ai clienti più rapidamente rispetto ad alcuni dei nostri concorrenti. La funzionalità di reportistica ci consente anche di fornire ai nostri clienti report sulle spese mensili e altri KPI chiave che non saremmo stati in grado di produrre con la stessa facilità,” ha detto Natalie.
Un'opportunità per l'apprendimento e lo sviluppo
Sophie Moss, Project Manager, spiega che l'implementazione del modulo Dogana è stato un processo di apprendimento impegnativo e graduale per l'azienda.
“Avevamo un team giovane e un nuovo software, ma questa combinazione ha funzionato perfettamente perché il nuovo staff ha potuto inziare a utilizzare il software con una mentalità aperta. Siamo stati in grado di implementare l’automatizzazione di documenti e processi di dichiarazione e fatturazione.. Una volta completata la Dogana, abbiamo iniziato l'implementazione nel resto dell'azienda.
Alla Metro, la formazione e lo sviluppo sono considerati cruciali per il successo aziendale. Con tutti i contenuti CargoWise Learning ora disponibili sul portale di formazione online WiseTech Academy, Sophie ha detto che è stato più facile trovare materiale didattico specifico.
“Abbiamo dedicato molto tempo ed energie ai nostri programmi di formazione, ai workshop sul software testing e ad accertarci che il nostro personale fosse supportato e a proprio agio con il sistema, non ci siamo limitati a un semplice passaggio. L'implementazione di PAVE ha anche aiutato a visualizzare chiaramente le attività da svolgere.”
Bradley sottolinea che l'approccio di implementazione graduale è stato fondamentale per coinvolgere l'intera unità aziendale fin dall'inizio.
“È così importante mantenere le persone coinvolte e impegnate per tutto il tempo. Una volta pronti per l'implementazione di un'unità aziendale, ci siamo concentrati molto sulla formazione. Ogni unità aziendale ha ricevuto una formazione su misura per garantire che le persone avessero le conoscenze necessarie per svolgere il loro lavoro, che si trattasse di fatturazione, di inviare di un messaggio di prenotazione elettronica a un vettore o di altro”.
Aumenti di efficienza in tutta l'azienda
Il team dedicato ai sistemi CargoWise di Metro lavora a stretto contatto con il team di miglioramento aziendale, cercando continuamente nuovi modi per migliorare l'efficienza e la produttività.
“Non ci adageremo sugli allori perché WiseTech ci ispira a non farlo. Ci sono sempre nuove funzionalità, quindi rivalutiamo costantemente la nostra attività per assicurarci di massimizzarne l'utilizzo e di aumentare quanto più possibile l’efficienza del nostro personale” ha detto Bradley.
“Abbiamo implementato il modulo di contabilità, inclusa la gestione di crediti, debiti e il modulo Libro cassa, e stiamo anche utilizzando il modulo CRM per registrare le opportunità. I prossimi passi che muoveremo saranno volti all’ottimizzazione dell’utilizzo di PAVE. Vogliamo automatizzare quante più attività possibili”.
Natalie ha affermato che l'azienda sta costantemente cercando nuovi modi di fare le cose utilizzando CargoWise.
“Ogni mese troviamo qualcosa di nuovo che può essere migliorato o semplificato, reso più efficiente”.
E a questo riguardo, riporta un esempio significativo: “Una dichiarazione di 400-500 righe, che in precedenza poteva richiedere a un operatore fino a tre giorni per essere completata, ora richiede un massimo di due ore.”
Anche i clienti stanno beneficiando di una migliore qualità dei dati. “Non mi riferisco a un semplice report che mostra quali spedizioni sono state movimentate. Parlo anche delle informazioni relative a quando sono state movimentate, a quanto si è pagato e a quando ha avuto luogo lo sdoganamento. Il livello di dettaglio che possiamo fornire ai nostri clienti grazie a CargoWise è migliorato sensibilmente.”
Con l'aiuto dell'automatizzazione, Metro è ora in grado di acquisire maggiori volumi di lavoro e aumentare le transazioni senza dover assumere più personale. “Se guardiamo all’efficienza, possiamo dire che le automatizzazioni, i workflow e le funzionalità di CargoWise ci hanno fatto risparmiare circa 10.000 ore di lavoro durante l'anno, che equivalgono al lavoro di circa sette membri dello staff a tempo pieno,” ha spiegato Sophie.
Grants sostiene che c'è sempre il potenziale per diventare ancora più efficienti grazie a CargoWise. “Se al momento stiamo utilizzando il 75 percento delle sue capacità, rimane un altro 25 percento di efficienza da sbloccare. E questo senza considerare sviluppi o applicazioni future.”
Crescita ed espansione all'orizzonte
Quando si parla di implementare CargoWise con successo e della sua adozione da parte dei dipendenti, Andrew White, Direttore Progetto Strategico, ha tre consigli chiave.
“Primo, non risparmiate sul vostro team di implementazione. Assicuratevi di allocare risorse sufficienti per tale funzione, poiché richiede un enorme mole di lavoro. Secondo, formate il vostro personale. Non aspettare la settimana prima del Go-Live per dedicare i ritagli di tempo a questo aspetto fondamentale. È necessario formare correttamente gli impiegati e dare loro il tempo di apprendere nel modo adeguato. E infine, testare, testare e testare”.
La crescita aziendale e la massimizzazione dell’efficienza e della produttività sono la forza trainante di Metro.
“Il nostro obiettivo numero uno è quello di far crescere l'azienda il più rapidamente possibile, ma in modo controllato. Un sistema aperto come CargoWise ci permetterà di farlo. CargoWise ci collega al resto del mondo, siamo tutti parte dello stesso sistema. Utilizzare il sistema nel miglior modo possibile sarà uno dei nostri principali obiettivi nei prossimi 12-24 mesi” ha concluso Andrew.