En un sector conocido por sus operaciones complejas y su vasta red de proveedores, distribuidores y clientes, el uso de documentos digitales ya ha demostrado ser una alternativa más rápida, segura y eficiente a los procesos en papel.
Desafortunadamente, algunos líderes de logística se ven retrasados por suposiciones anticuadas sobre la documentación digital, lo que los hace reacios a adoptar esta tecnología y, en última instancia, beneficiarse de ella.
¡Es hora de derribar algunos mitos! Eliminemos cinco conceptos erróneos comunes que impiden que los líderes de logística se den cuenta de todo el potencial que tiene la documentación digital:
1. La integración con plataformas y sistemas existentes es difícil.
Después de décadas, incluso siglos, de administrar una gran cantidad de documentos impresos, desde conocimientos de embarque hasta facturas y cartas de crédito, estos sistemas y procesos establecidos se han arraigado, lo que hace que parezca demasiado difícil o una pérdida de tiempo reemplazarlos o modificarlos.
Incluso aquellos que están dispuestos a adoptar sistemas digitales pueden enfrentar problemas de incompatibilidad cuando intentan integrarlos con otros documentos y procesos digitales.
Sin embargo, la integración de nuevos sistemas con los existentes es alcanzable y beneficiosa, si se invierte en los sistemas digitales adecuados que cumplan con los estándares acordados de la industria para garantizar la compatibilidad y la facilidad de uso, sin interrumpir las operaciones y los flujos de trabajo continuos, para que se puedan aprovechar los beneficios de una mayor eficiencia, precisión, trazabilidad y visibilidad.
2. Los documentos digitales son demasiado vulnerables a la filtración de datos.
Con tanta información circulando por el sector para apoyar procesos de logística cada vez más complejos, los datos son uno de sus recursos más valiosos.
De manera errónea, también se cree que los documentos digitales son más susceptibles a las vulneraciones de datos por ataques cibernéticos malintencionados o errores humanos.
Sin embargo, con la implementación de los sistemas adecuados, la digitalización mejora la seguridad ya que fortalece los controles internos, restringe el acceso a la información, audita los registros que detectan opciones de manipulación y cifrado, así como procesos sólidos de copia de seguridad y recuperación.
Al consolidar y digitalizar toda la documentación, se puede eliminar la necesidad de contar con varios canales de intercambio de datos y minimizar potenciales vulneraciones. Esto le permite tener la tranquilidad de que los datos estén protegidos de accesos no autorizados, manipulaciones y robos.
3. Digitalizar es demasiado costoso.
Si los líderes de logística de rango superior se centran solo en los costos iniciales de configurar, mantener y respaldar el software de documentación digital, conservar los procesos basados en documentos impresos puede parecer una decisión comercial rentable. Pero esto no evalúa los beneficios financieros y operativos a largo plazo: el costo total de propiedad (TCO) a lo largo del tiempo.
De hecho, un software de documentación digital puede generar ahorros y eficiencias significativas a lo largo del tiempo. Los procesos en papel generan costos continuos de impresión, almacenamiento y recuperación de documentos físicos, además del riesgo de pérdida o daño de documentos.
Es importante que todas las partes interesadas, desde los operadores in situ hasta los ejecutivos de la alta gerencia, reevalúen sus suposiciones y vean la implementación de la documentación digital como una inversión en eficiencia, precisión y visibilidad a largo plazo.
4. Las personas prefieren los métodos tradicionales.
Durante siglos, los procesos basados en documentos impresos han sido nuestro medio principal de comunicación, toma de notas y registro.
Como resultado, tanto las empresas como las personas físicas están acostumbradas a sus cualidades táctiles y visuales, y lo prefieren como un medio confiable y familiar.
Si confía en métodos obsoletos, se arriesga a proporcionar a los clientes un servicio obsoleto, lo que puede provocar insatisfacción. En la era digital actual, los clientes están acostumbrados a utilizar procesos digitales en varios aspectos de su vida personal, de ocio y laboral. Por lo tanto, si no pueden acceder al mismo nivel de conveniencia, velocidad y visibilidad cuando interactúan con proveedores de logística, es probable que se sientan frustrados.
Es esencial que todas las partes de la cadena de suministro adopten nuevas formas de trabajar para seguir siendo competitivos y ágiles en el mercado actual global en constante evolución.
5. El cumplimiento jurídico y normativo es demasiado complejo para ser digital.
A pesar de la naturaleza interconectada de las cadenas de suministro globales, los países y los gobiernos implementan normas y reglamentaciones individuales que legislan el uso de documentos digitales, lo que puede causar confusión y crear barreras para la adopción.
Por ejemplo, es posible que algunos países no reconozcan legalmente los conocimientos de embarque electrónicos o que requieran métodos específicos de firma digital o autenticación.
Es comprensible que hacer un seguimiento de los cambios en los diversos marcos reglamentarios de forma simultánea sea una tarea abrumadora, que requiere una inmensa vigilancia y adaptabilidad, ya que la mayor parte de las organizaciones de logística carecen de la capacidad o experiencia necesarias para lograrlo de manera efectiva. Esto podría hacer que parezca demasiado difícil digitalizar estos procesos y mantenerlos actualizados.
Por suerte, las soluciones de software desarrolladas específicamente proporcionan una plataforma centralizada para almacenar y compartir documentos de forma segura, a la vez que ofrecen la validación y la verificación de firmas digitales y métodos de autenticación para garantizar el cumplimiento con las reglamentaciones locales.
La centralización de la documentación en todas las regiones en las que opera permitirá a los equipos adaptarse rápidamente a los requisitos legislativos en evolución, mientras mejora la precisión y el ritmo de intercambio de información para reducir la duplicación de esfuerzos y optimizar los flujos de trabajo.
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