Desmistificando a documentação digital: como romper 5 dos mitos mais comuns

Em um setor conhecido por suas operações complexas e uma vasta rede de fornecedores, distribuidores e clientes, o uso de documentos digitais provou ser uma alternativa mais rápida, segura e eficiente do que os processos baseados em papel.

Pena que muitas lideranças logísticas mantêm concepções ultrapassadas sobre documentação digital, relutando em adotar essa tecnologia e, no final, deixando de se beneficiar dela.

Já é hora de romper alguns mitos! Veja cinco equívocos comuns que impedem as lideranças de logística de perceberem todo o potencial da documentação digital:

1. Fazer a integração com plataformas e sistemas já implementados é complicado.  

Após décadas, ou mesmo séculos, gerenciando uma infinidade de documentos impressos, que vão desde conhecimentos de embarque a faturas e cartas de crédito, esses sistemas e processos estabelecidos se enraizaram. É por isso que parece ser muito difícil e demorado substituí-los.

Mesmo quem tem disposição de adotar sistemas digitais talvez encontre problemas de incompatibilidade ao tentar fazer a integração com outros documentos e processos digitais. 

Apesar disso, integrar novos sistemas com os que você já possui é tão factível quanto benéfico. Basta investir nos sistemas digitais certos, que atendam aos padrões definidos pelo setor, para garantir a compatibilidade e facilidade de uso, sem interromper as operações e os fluxos de trabalho. Dessa forma, você usufrui dos benefícios obtidos com o aumento de eficiência, rastreabilidade e visibilidade.

2. Documentos digitais são muito vulneráveis ao vazamento de dados.  

Em função do volume de dados que trafegam no setor para viabilizar processos logísticos cada vez mais complexos, os dados acabam sendo um dos ativos mais preciosos. 

No entanto, um equívoco comum é pensar que os documentos digitais são mais vulneráveis à violação de dados devido a ciberataques maliciosos ou a erros humanos.

Com a implementação de sistemas adequados, a digitalização melhora a segurança, fortalecendo os controles internos, restringindo o acesso às informações, gerando trilhas de auditoria que detectam violações, e oferece opções de criptografia e processos sólidos de backup e recuperação.

Ao consolidar e digitalizar toda a documentação, você acaba com a necessidade de ter diferentes canais para a troca de dados e, ao mesmo tempo, reduz possíveis vulnerabilidades. Isso gera a tranquilidade de saber que os dados estão protegidos contra acessos não autorizados, manipulação e furto.

3. Migrar para o digital é muito caro.  

Se as lideranças executivas de logística focarem apenas nos custos iniciais de configuração, manutenção e suporte de sistema de documentação digital, manter processos baseados em papel pode parecer uma decisão economicamente vantajosa. Mas essa percepção não leva em conta os benefícios financeiros e operacionais de longo prazo que consistem o Custo Total de Propriedade (TCO, na sigla em inglês).

Na realidade, sistemas de documentação digital podem gerar uma economia e eficiência significativa ao longo do tempo. Processos impressos implicam em custos colaterais, como impressão, armazenamento e manipulação física de documentos, sem falar o risco de extravio ou danos. 

É importante que todas as partes envolvidas, desde o pessoal operacional em solo até a diretoria-executiva, reavaliem suas concepções e passem a ver a implementação de documentação digital como um investimento de longo prazo em eficiência, precisão e visibilidade.

4. As pessoas preferem métodos tradicionais.  

Durante séculos, os processos baseados em papel foram o nosso principal meio de comunicação, anotação e registro.

Em função disso, tanto as empresas quanto as pessoas se acostumaram com as características táteis e visuais do papel, considerando-o um meio confiável e conhecido.

Ao depender desse método ultrapassado, você corre o risco de fornecer a seus clientes um serviço defasado, o que pode gerar insatisfação. Na atual época digital, os clientes estão habituados a utilizarem processos digitais em vários aspectos de suas vidas pessoais, assim como para o lazer e o trabalho. Por isso, se não tiverem o mesmo nível de confiança, rapidez e visibilidade ao interagirem com os prestadores de serviços logísticos, é provável que se frustrem.

É essencial que todas as partes da cadeia de suprimentos adotem novas formas de trabalho para se manterem competitivas e ágeis no mercado global de hoje, que se caracteriza pela constante evolução.

5. A conformidade legal e regulatória é muito complexa para ser digital.  

Apesar da natureza interconectada de nossas cadeias de suprimentos globais, países e governos continuam a implementar regras e regulamentos próprios que determinam o uso de documentos digitais, o que pode causar confusão e criar barreiras à adoção tecnológica.

Por exemplo, alguns países talvez não aceitem legalmente um BL eletrônico ou podem exigir métodos específicos de assinatura ou autenticação digital.

É compreensível achar que rastrear simultaneamente as mudanças em diferentes estruturas seja uma tarefa assustadora, que requer enorme vigilância e capacidade de adaptação. Além disso, a maioria das empresas de logística não têm os recursos e a especialização necessária para fazer isso de forma eficiente. Talvez isso passe a ideia de que é muito difícil digitalizar os processos e mantê-los atualizados.

Felizmente, soluções de sistema desenvolvidas para superar esses obstáculos conseguem prover uma plataforma centralizada para armazenamento e compartilhamento de documentos digitais, assim como formas de autenticação que garantam o cumprimento das normas locais.

Centralizar a documentação de todas as regiões em que você opera possibilita que as suas equipes se adaptem rapidamente às exigências legais voláteis. Ao mesmo tempo, melhora a precisão e a velocidade da troca de informações, reduzindo o duplo esforço e agilizando os processos.

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