A pesar de los obstáculos, la documentación digital se está convirtiendo en el estándar para los agentes de carga

Aunque el trabajo remoto y las reuniones virtuales ya parecen algo habitual, la pandemia empujó a muchas personas en el sector de logística hacia la era digital, y hacia un entorno con menos papeles, mucho más ágil de lo que habían imaginado posible.  

Pero, pese a esta aceleración, muchos líderes del sector estaban priorizando el cambio hacia la documentación digital desde antes. Sabían que depender del papel para la operación eficiente de las cadenas de suministro no solo era improductivo, sino también una receta para un posible desastre a largo plazo.  

La razón de esto es que el intercambio de transacciones electrónicas y documentos digitales en el ecosistema de logística puede transformar totalmente los complejos procesos comerciales. Sin importar el modo de transporte, es un método eficiente, económico y seguro de transferir información comercial importante relacionada con el transporte de bienes. 

Los beneficios de los documentos electrónicos 

Además de las transacciones diarias, como pedidos o facturas, el intercambio electrónico de datos en logística garantiza la interacción operacional entre socios comerciales (compradores, proveedores, almacenes 3PL, agentes de carga, etc.) en todas las etapas del ciclo de vida de un embarque.  

“La rapidez siempre ha sido una prioridad para las empresas de logística”, afirma Aurelie Zengerlin, ejecutiva de Desarrollo Comercial de WiseTech Global . “Es necesario acceder a los documentos al instante, desde conocimientos aéreos y conocimientos de embarque hasta manifiestos y guías de carga, órdenes de compra, facturas y mucho más”. 

Según Zengerlin, como consecuencia de los confinamientos, muchas empresas de logística que se resistían al cambio hacia la cadena de suministro electrónica experimentaron demoras significativa en sus operaciones, porque ya no era posible acceder a los documentos y registros impresos en la oficina. 

“Fue un momento clave para muchos líderes de logística”, señaló. “No creo que nadie pudiera imaginar la magnitud de los confinamientos y el hecho de que la dependencia excesiva del papel y los procesos manuales no serviría ante este tipo de disrupción”.  

Angela Gadaev, gerente de Cartera de Productos de Logística de WiseTech Global, coincide y señala que las empresas que comenzaron a adoptar procesos más automatizados y sin papeles tuvieron una ventaja cuando estalló la pandemia. 

“Sabemos que los proveedores de logística tienen que manejar volúmenes increíblemente altos de datos dispares, no digitalizados, y que el procesamiento de estos documentos impresos provoca gastos y consume tiempo”, afirma Gadaev.  

“El cambio hacia la documentación electrónica reduce las horas dedicadas a gestionar, archivar, buscar, actualizar y compartir documentos manuales, además de reducir los costos. Mantiene toda la información en un lugar seguro, con controles flexibles de visibilidad según la empresa, la sucursal o el departamento, para que solo las personas o los equipos con autorización puedan acceder a archivos específicos”. 

Los agentes de carga aún enfrentan desafíos para hacer el cambio hacia la documentación electrónica 

Entonces, ¿por qué la industria de logística y los agentes de carga van por detrás de otros sectores en lo que respecta a la implementación de documentación electrónica? 

Las inquietudes con respecto a la ausencia de estándares para los documentos electrónicos es uno de los obstáculos que frenan la adopción generalizada entre los transportistas y las empresas en el sector de logística.  

“Hay pocos estándares universales para la documentación electrónica. Por lo tanto, según el modo de transporte y el país de origen o de destino, podría requerirse documentación impresa para uno o todos los registros asociados con un embarque”, afirma Gadaev. 

“La carga aérea como modo de transporte tiene estándares avanzados en cuanto a la digitalización del proceso de carga aérea, establecidos hace muchos años por la necesidad de rapidez. Pero incluso estos procesos ya consolidados siguen evolucionando a medida que el sector crece y aumentan las necesidades de cumplimiento normativo”. 

Por supuesto, otro factor que puede frenar la adopción de la documentación electrónica es la resistencia interna.  

Según Scott McCorquodale, jefe de Conectividad Aérea de WiseTech Global, en ocasiones puede resultar difícil convencer a las empresas de que abandonen la manera tradicional de hacer las cosas y adopten nuevas herramientas que comprenden cambios en los modelos internos, o que inviertan en tecnología para crear, transferir y almacenar documentación. Sin embargo, si se supera esta resistencia, puede ayudar a la empresa a avanzar. 

“Dicho de otro modo, con frecuencia podemos atribuir esta reticencia al temor y la incertidumbre”, explica. “Siempre se prefiere una evolución lenta y segura que una revolución drástica, pero muchos líderes de logística sienten que la resistencia al cambio es el mayor impedimento para el éxito digital, y es hora de que cambiemos nuestra manera de pensar”. 

La documentación electrónica cobra fuerza  

A pesar de todo, está evolucionando lentamente, al menos en varios de los segmentos más desarrollados y significativos del mundo.  

En 2020, la Asociación Internacional de Transporte Aéreo (IATA) anunció una meta para el sector de lograr el 100 % de conocimientos aéreos electrónicos (eAWB) para fines de 2022. Esta iniciativa también empuja la carga hacia la digitalización. Por ejemplo, Lufthansa Cargo anunció en febrero de 2020 que seguiría el ejemplo de la IATA, comenzando con el horario de verano el 27 de marzo de 2022, cuando todos los embarques en rutas viables deberían transportarse únicamente con eAWB (el conocimiento aéreo eletrónico)

Asimismo, está programado que, a partir de agosto de 2024, entre en vigor la información electrónica de transporte de flete  de la Unión Europea. Se espera que esta reglamentación establezca un marco legal para que las autoridades acepten información de transporte de flete en forma electrónica como un formato válido, en lugar de exigir que los documentos estén impresos.  

“Creo que a todos les gustaría llegar a una documentación totalmente digital. Afortunadamente, tenemos varias aerolíneas muy progresistas, que establecen muchas de las pautas a seguir en el sector, y trabajan para lograrlo”, añade McCorquodale.  

“Por lo tanto, este podría ser el comienzo de una nueva era de digitalización de los procesos de carga. Y CargoWise es una parte importante de esto porque, por ejemplo, cada embarque de carga aérea generado en la plataforma es electrónico. Como resultado, los datos ahora se envían de modo predeterminado, salvo que el agente de carga decida lo contrario de manera consciente”.

Hacia un entorno más productivo y digital

Según Zengerlin, la pérdida de productividad no solo tiene que ver con lo que los empleados no hacen bien, sino también con lo que podrían hacer de forma mucho más eficiente si se los reasignara a áreas en las que son necesarios, en lugar de atascarlos en procesos de papel y tareas de transferencia de datos, muchas de las cuales podrían automatizarse. 

“La logística es un sector guiado por los procesos. Cada día, hay tareas que se repiten una y otra vez, con diversos grados de participación manual o experta”, comenta. “La mejor opción siempre es eliminar las actividades que requieren mucha mano de obra, que son repetitivas y que tienden a generar errores y que dependen del papel físico; y automatizar y acelerar dichas tareas supondrá beneficios inmediatos y significativos para su empresa”.  

Para Gadaev, este es uno de los mayores aprendizajes del movimiento hacia el intercambio electrónico de datos (EDI) y un entorno con menos documentos impresos.  

“El resultado es que el personal dejará de ocuparse de los aspectos repetitivos y lentos de sus responsabilidades para centrarse más en mejorar la atención al cliente y ampliar sus conocimientos. Se crea un espacio para que puedan aprovechar los conocimientos que han acumulado sobre la empresa y sus clientes, en lugar de su habilidad para encontrar trozos de papel o tipear datos”, concluye.  

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