Technologiegestützte Strategien für den Aufbau eines robusten Compliance-Programms

„Die Spediteure sind der Dreh- und Angelpunkt in der globalen Lieferkette und stellen sicher, dass die richtigen Waren an den richtigen Ort gelangen“ - Matthew S. Axelrod, Assistant Secretary for Export Enforcement beim amerikanischen Bureau of Industry and Security (BIS).

Die Gemeinschaft der Spediteure und Zollagenten ist im Herzen des internationalen Handels tätig und bewältigen die Komplexität von Zollverfahren, Exportkontrollen und die Einhaltung von Vorschriften. Diese kritische Funktion hält nicht nur den Fluss des globalen Handels aufrecht, sondern auch die Integrität der Regulierungssysteme, die ihn steuern.

Darum ist ein solides Compliance-Programm wichtig

Heute achten Behörden wie das BIS und das US-Außenministerium verstärkt darauf, dass Spediteure die strengen Compliance-Standards einhalten. Diese Aufsichtsbehörden setzen nicht nur Regeln durch – sie nehmen Spediteure aktiv unter die Lupe, um sicherzustellen, dass umfassende Compliance-Programme vorhanden sind.

Diese Aufsichtsbehörden zögern nicht, erhebliche Geldstrafen und Bußgelder gegen Unternehmen zu verhängen, die sich nicht an die Vorschriften halten. So hat das BIS im April 2023 eine Rekordstrafe in Höhe von 300 Mio. USD gegen ein Technologieunternehmen wegen Verstößen gegen die Exportbestimmungen verhängt, was die erheblichen finanziellen Risiken für Unternehmen verdeutlicht, die die Vorschriften nicht einhalten.

Wichtige Grundsätze für ein starkes Compliance-Programm

Um die strengen Standards der Aufsichtsbehörden zu erfüllen, sollten Spediteure die vom BIS dargelegten Schlüsselprinzipien für ein effektives Compliance-Programm einhalten:

1. Ein starkes und kontinuierliches Engagement der Geschäftsführung.Um ein effektives Programm aufzubauen und aufrechtzuerhalten, muss die Geschäftsleitung:
   • Öffentlich Compliance-Richtlinien und -Verfahren unterstützen.
   • Genügend Ressourcen für die Compliance bereitstellen.
   • Schulungen und regelmäßige Kurse zur Export Compliance abhalten.
2. Identifizieren und entschärfen Sie die potenziellen Schwachstellen Ihres Unternehmens, indem Sie regelmäßig Risikobewertungen durchführen.
3. Erstellen und implementieren Sie Exportgenehmigungsverfahren zur Zuständigkeit, Klassifizierung, Lizenzierung und Überprüfung. Dies ist von entscheidender Bedeutung, um zu verhindern, dass Ihr Unternehmen nicht genehmigte Artikel exportiert und möglicherweise mit Exportstrafen belegt wird.
4. Weisen Sie einzelnen Personen Rollen bei der Dokumentation zu und stellen Sie sicher, dass die Verfahren den Anforderungen in EAR § 762.4 entsprechen.
5. Bieten Sie Schulungen für alle Mitarbeitenden an, die mit Exporten zu tun haben, einschließlich Support-Teammitglieder, um über Vorschriften auf dem neuesten Stand zu bleiben und sich mit anderen Experten für Export Compliance zu vernetzen.
6. Führen Sie regelmäßig Prüfungen durch, um zu beurteilen, wie gut die Verfahren umgesetzt werden, und um Bereiche mit Verbesserungsbedarf zu ermitteln.
7. Implementieren Sie ein Programm zur Behandlung von Compliance-Problemen, einschließlich der Prävention von Export-Verstößen und der Ergreifung von Korrekturmaßnahmen, wenn ein Verstoß festgestellt wird.
8. Ob Sie nun zum ersten Mal ein Export Compliance Programm (ECP) erstellen oder ein ECP pflegen, stellen Sie sicher, dass das Handbuch aktuell und für die Mitglieder Ihres Unternehmens relevant bleibt.

Aufbau eines robusten Compliance-Programms mit ComplianceWise

In diesem Zusammenhang wird die Technologie zu einer unverzichtbaren Verbündeten. Ein solides Compliance-Programm, das von der richtigen Technologie unterstützt wird, ermöglicht es Spediteuren, die Komplexität des globalen Handels mit Zuversicht und Präzision zu bewältigen.

Hier kommt ComplianceWise ins Spiel – eine innovative Lösung, die das Compliance-Management nahtlos in Ihre täglichen Abläufe integriert. ComplianceWise ist auf die Komplexität des globalen Handels zugeschnitten und vereinfacht die Navigation durch das "Was, Wer und Wo" der Compliance mit Leichtigkeit und Präzision.

So integriert ComplianceWise erweiterte Compliance-Kontrollen in Logistik-Workflows:

Bewertung des Warenrisikos

ComplianceWise führt bei allen Buchungen und Sendungen eine gründliche Bewertung des Warenrisikos durch. Mithilfe von BorderWise, unserem umfassenden Datenbank- und Referenztool für die Einhaltung von Zoll- und Grenzbestimmungen, bewertet dieses Feature die Compliance-Risiken im Zusammenhang mit militärischen Gütern, Dual-Use-Artikeln und anderen kontrollierten Handelskategorien, wie z.B. den Kategorien, die unter CITES fallen.

BorderWise bietet aktuelle globale Handelsbestimmungen, Klassifizierungscodes und Regeln für Handelsabkommen, die es einfacher machen, die Einhaltung von Vorschriften in verschiedenen Rechtsordnungen sicherzustellen. Wenn Risiken identifiziert werden, bietet das System sofortigen Zugriff auf die entsprechenden Compliance-Anforderungen für den Export und Import, so dass Logistikexperten schnell fundierte Entscheidungen treffen können.

Denied-Party-Screening und Länder-/Regionenprüfungen

ComplianceWise integriert außerdem das Denied-Party-Screening und die Länder-/Regionenprüfungen in eine einzige, optimierte Ansicht innerhalb jedes Auftrags. Diese Funktion ist wichtig, um zu verhindern, dass Sie sich versehentlich an verbotenen Transaktionen beteiligen. Zu den wichtigsten Features gehören:

• Aufzeichnung von Compliance-Entscheidungen: Benutzer können wichtige Compliance-Entscheidungen und entsprechende Notizen direkt im Auftrag dokumentieren und so einen klaren Prüfpfad erstellen.
• Compliance-Risikoüberprüfungen: Das System fordert Benutzer auf, die Compliance-Risikofaktoren eines Auftrags zu überprüfen, bevor sie mit eingeschränkten Aktionen fortfahren, um sicherzustellen, dass alle potenziellen Risiken berücksichtigt werden.
• Sperren und Überschreiben von Aktionen: ComplianceWise kann eingeschränkte Aktionen verhindern, wenn Risiken identifiziert werden, autorisierte Benutzer können diese Sperren aber bei Bedarf überschreiben, so dass die Flexibilität bei der Entscheidungsfindung gewährleistet ist.
• Prüfungsnachverfolgbarkeit: Im Falle einer Prüfung durch Aufsichtsbehörden wie OFAC oder BIS bietet ComplianceWise eine detaillierte Rückverfolgbarkeit auf Auftragsebene, die den befolgten Compliance-Prozess nachweist.

Umfassende Transparenz bei der Compliance

Die Registerkarte „Compliance-Risiko“ in ComplianceWise bietet einen ganzheitlichen Überblick über alle Risikofaktoren, die mit einem Auftrag verbunden sind. Diese aggregierten Daten bestimmen den gesamten Compliance-Risikostatus des Auftrags, so dass Benutzer das Risikoniveau auf einen Blick beurteilen können. Dazu zählen:

• Harmonisierte Codes: Das System gleicht diese Codes mit Compliance-Datenbanken ab, um Risiken in Bezug auf militärische Güter, Dual-Use-Artikeln und andere kontrollierte Waren zu erkennen.
• Denied-Party-Screening-Status: Es liefert den Status aller an dem Auftrag beteiligten Parteien und stellt sicher, dass keine verbotenen Instanzen beteiligt sind.
• Embargoländer: ComplianceWise markiert alle Embargoländer, die mit dem Auftrag verbunden sind, und fügt so eine weitere Ebene der Risikobewertung hinzu.

Detaillierte Compliance-Protokollierung und Berichterstattung

ComplianceWise hilft nicht nur bei der Identifizierung und Verwaltung von Risiken, sondern bietet auch robuste Protokollierungs- und Berichterstattungs-Funktionen, die für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften unerlässlich sind:

• Compliance-Protokolle: Das System zeichnet jede Änderung des Compliance-Status eines Auftrags auf, einschließlich der Angabe, wer die Entscheidung getroffen hat und wann, sodass eine vollständige Aufzeichnung des Compliance-Prozesses möglich ist.
• Berichte der Geschäftsleitung: ComplianceWise erstellt Berichte, die sich auf Compliance-Risiken sowohl für geplante als auch für abgegangene Sendungen konzentrieren und detailliert aufzeigen, wo Bewertungen durchgeführt wurden und in welchen Bereichen Risiken noch nicht behoben wurden.

Machen Sie Compliance zu Ihrem Wettbewerbsvorteil

Das heutige regulatorische Umfeld erfordert einen proaktiven und integrierten Ansatz für die Verwaltung von Compliance-Risiken. Spediteure dürfen die Compliance nicht mehr als Randthema betrachten, sondern müssen sie als zentrales Element ihrer betrieblichen Strategie begreifen. Sie müssen verstehen, dass die Zusammenarbeit mit Kunden zur Sicherstellung der allgemeinen Compliance in der gesamten Lieferkette entscheidend für den Schutz aller Beteiligten ist.

Wenn Sie Ihr Compliance-Risikomanagement zentralisieren und eine gründliche Vorbereitung auf Prüfungen sicherstellen, können Sie Compliance von einer potenziellen Belastung in einen Motor für Geschäfts-Exzellenz und Widerstandsfähigkeit verwandeln.

Wählen Sie ComplianceWise, um Ihren Betrieb zu sichern, Ihren Ruf zu schützen und in einer zunehmend regulierten Welt erfolgreich zu sein.