Productividad sin límites: acelerar el ciclo desde la facturación hasta el cobro

¿Desea aumentar su productividad para ir un paso por delante de las expectativas de sus clientes y de sus competidores?    

Lanzamos una nueva serie que destaca algunas de las maneras en que la tecnología puede ayudarle a optimizar sus operaciones de logística, ahora y en el futuro.   

Hablamos con Imraan Khan, gerente de Cartera de Productos de nuestra poderosa solución contable en CargoWise. Imraan encabeza un equipo global que desarrolla tecnología líder de la industria para automatizar y mejorar las capacidades contables de nuestros clientes, todo desde una sola plataforma de operaciones de logística.   

Desde la reducción de los pagos atrasados, hasta la mejora del cobro en efectivo, Imraan presenta su opinión de por qué el motor profundamente integrado de facturación y cobro de facturas es uno de los secretos de una cadena de suministro exitosa en 2022.   

Imraan, hablemos de pagos atrasados. Este sigue siendo uno de los principales puntos álgidos para el sector, pero muchas veces surgen por problemas de cumplimiento o administrativos que podrían evitarse. ¿Cómo se explica esto?  

Las empresas de logística, como la mayoría de las organizaciones, están muy enfocadas en reducir el volumen y la complejidad de los pagos atrasados.   Y, como mencionó, hay varios factores que pueden influir en el proceso y, a final de cuentas, causar una experiencia de facturación incongruente o imprecisa para los clientes.   

Al pensar en los pagos atrasados, estas son algunas medidas que los líderes de logística deberían tener en cuenta.

En primer lugar, ¿su equipo de cuentas puede recibir los pagos de manera correcta, de modo que una persona de cuentas por cobrar sepa lo que está pagando el cliente? Sus clientes pueden proveer todo tipo de referencias para explicar las facturas que están pagando y, por supuesto, el sistema de registro que contiene todas estas referencias es la plataforma de operaciones.  

Segundo, ¿su equipo de cobranza puede corroborar que la factura sea correcta? ¿Son capaces de responder las preguntas de los clientes en el momento y asegurar pagos más rápidos?  

En muchos casos, es posible que deban esperar a que el equipo de operaciones les proporcione la información solicitada por el cliente, porque no pueden acceder a los datos que necesitan en sus sistemas dispares. 

Hay muchas cosas que pueden salir mal, por lo que considero que una estrategia integrada para los sistemas de operaciones y finanzas puede ser muy poderosa.    
  

Lo que señala es un reflejo de lo que nos dicen muchos de nuestros clientes. De manera específica, es muy importante que el estado de una factura sea visible tanto para el personal de operaciones como el de cuentas, en una misma plataforma. ¿Puede explicar por qué?  

Sé que el equipo habló recientemente con Shushil Gupta, presidente de grupo de Atlas Shipping, uno de nuestros clientes y uno de los agentes de carga más grandes de la India.    

Durante esta conversación, Shushil brindó algunos detalles sobre la manera en que una sola plataforma de operaciones de logística ayudó a optimizar su proceso de facturación de principio a fin, permitiéndoles enviar facturas más precisas y a tiempo sin necesidad de intervención manual.    

Incluso afirmó que la solución contable de CargoWise era la “columna vertebral de sus operaciones”. Quizá yo no sea la persona más objetiva para decirlo, pero este es un fiel reflejo de la profundidad y amplitud de la funcionalidad que ofrecemos.    

Pensemos en esto: si hay un equipo responsable de facturar y otro, de cobrar las facturas, con dos sistemas distintos, se dificulta la gestión de los cobros, ya que toda la información relevante no estará fácilmente disponible para el equipo de cobranza.    

Por ejemplo, un cliente podría preguntar a su equipo de cobranza por qué le cobran determinadas cantidades mientras hablan por teléfono con él para intentar cobrar una factura.   

Si tenemos dos sistemas desconectados, la mejor respuesta que podríamos brindar es que lo investigaremos en detalle y le devolveremos la llamada. En cambio, si tenemos todo en un solo sistema, el equipo de cobranza podrá responderle al cliente y obtener el pago en ese momento.    

La funcionalidad integrada de control de crédito a través de una misma plataforma también puede ser muy poderosa al trabajar con clientes que podrían tener problemas de crédito. Si nuestro cliente tiene problemas de crédito, un mismo sistema le permitirá decidir rápidamente si debe continuar con el trabajo y solicitar el pago al cliente.  

Esto resulta muy difícil cuando hay dos sistemas desconectados, ya que no puede determinar si el problema de crédito es una cuestión de pago o simplemente un aumento en las operaciones comerciales con este cliente.  

De hecho, para cuando notemos que hay un problema, el cliente ya habrá excedido su límite de crédito o habrá cambiado a otra empresa por la lentitud en la toma de decisiones. Los sistemas únicos, con datos fácilmente accesibles, aceleran estos procesos críticos.   

El flujo de caja es esencial para las empresas de logística, y se ha vuelto aún más impredecible debido a la pandemia. ¿Cómo pueden los equipos contables utilizar la tecnología para dejar atrás los procesos manuales anticuados y lograr un mejor control de los informes de flujo de caja?  

Una empresa sólida necesita generar un flujo de caja positivo para su continua expansión, lo que a su vez implica un seguimiento de cerca de cada etapa de desarrollo del negocio. Esto podría suponer centrarse en el capital circulante o en la gestión de la liquidez como parte de su análisis de tesorería a corto plazo, o tal vez considere un análisis a más largo plazo para elaborar planes de crecimiento futuro.   

Por ejemplo, una previsión precisa a largo plazo, basada en datos históricos integrados de volumen de trabajo operativo, facturación y pagos, pueden aportar claridad sobre dónde invertir a continuación, qué partes de la empresa pueden crecer y, quizá, lo que requiere mayor atención.   

El uso de un sistema contable externo puede hacer que los datos no sean accesibles, lo que aumentará la presión de generar estos informes a pedido, y las soluciones alternativas manuales generan procesos ineficientes y pueden causar errores en sus informes.   

La tecnología, como CargoWise, brinda flexibilidad para configurar el flujo de caja y los informes asociados para cumplir con los requisitos operacionales y contables de su empresa.    

Tomemos, como ejemplo, las vastas capacidades de datos e informes de CargoWise. No solo le ayudan a prever sus ingresos futuros, como datos históricos de operaciones y datos de facturación e ingresos, sino que también proporcionan datos de costos que le permiten prever los ingresos y los flujos de caja netos futuros, incluidos los costos administrativos y la información sobre el plazo de pago.    

Al utilizar dos sistemas dispares, un analista tendría que combinar al menos dos conjuntos de datos dispares para comenzar a responder la pregunta sobre predicciones de flujos de caja futuros. En cambio, al tener todos estos datos en CargoWise, se acelera el proceso de análisis y se reduce el riesgo de datos incorrectos.   

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