Stai cercando un modo per aumentare la tua produttività ed essere un passo avanti rispetto alla concorrenza?  

Stiamo lanciando una nuova serie di articoli per evidenziare alcuni dei numerosi modi in cui la tecnologia può aiutarti a ottimizzare le tue operazioni logistiche, ora e in futuro.  

Abbiamo chiacchierato con Imraan Khan, Manager Portafoglio Prodotti della nostra soluzione contabile all’interno di CargoWise. Imraan gestisce il team globale che si occupa dello sviluppo di una tecnologia all’avanguardia per la gestione delle operazioni contabili dei clienti, il tutto da una singola piattaforma.  

Dal minimizzare i ritardi nei pagamenti al miglioramento della riscossione dei crediti, un sistema di fatturazione e di incassi profondamente integrato è uno dei segreti per una supply chain di successo nel 2022.  

Imraan, iniziamo a parlare dei ritardi nei pagamenti. Sappiamo che sono ancora un tasto dolente ma a volte sono dovuti a problemi amministrativi o di conformità che si possono facilmente evitare. Perché? 

Le società di logistica, come la maggior parte delle aziende, sono molto concentrate sul ridurre la quantità e la complessità dei ritardi dei pagamenti. Come hai detto tu, ci sono svariati fattori che possono causare questo problema e portare a fatturazioni errate. 

Quando pensiamo a pagamenti in ritardo, ci sono alcuni fattori da considerare.

Prima di tutto, lo staff addetto alla contabilità riesce a ricevere correttamente i pagamenti al fine di sapere esattamente cosa sta pagando il cliente? I tuoi clienti sono in grado di fornire tutti i dettagli per spiegare le fatture che stanno pagando e, naturalmente, il sistema che registra queste informazioni è la piattaforma operativa.  

In secondo luogo, l’ufficio che riscuote i pagamenti è certo che la fattura sia corretta? Lo staff sa rispondere prontamente alle domande dei clienti e ottenere i pagamenti in fretta? 

In molti casi, potrebbero dover attendere che l’ufficio operativo risponda con le informazioni richieste dal cliente perché non riescono ad accedere loro stessi ai dati che si trovano in sistemi diversi. 

Ci sono molti problemi da considerare, ecco perché avere una soluzione che integra il reparto operativo a quello finanziario può essere estremamente vantaggioso.  
 

Quello che dici è quanto ci viene riferito da molti clienti. In particolare, il fatto che una fattura sia visibile sia per lo staff operativo sia per quello contabile è fondamentale. Puoi spiegarci perché? 

So che di recente abbiamo incontrato Sushil Gupta, Presidente di Atlas Shipping, uno dei nostri clienti e uno dei maggiori spedizionieri in India.  

Durante questa chiacchierata, Sushil ha spiegato in dettaglio come il fatto di avere una sola piattaforma per la gestione delle operazioni logistiche offra un enorme vantaggio ai processi di fatturazione, consentendo di emettere fatture più precise e puntuali, senza la necessità di un inserimento manuale.  

Infatti, ha persino definito la soluzione contabile di CargoWise la "colonna portante delle loro operazioni". Forse sono un po' di parte, ma la trovo un’ottima metafora che esprime la quantità e l’importanza della funzionalità che offriamo.  

Se ci pensi, quando si hanno due team che gestiscono fatturazione e incassi, avere sistemi diversi rende il tutto più complicato e non è facile avere le informazioni necessarie a portata di mano.  

Supponiamo che a una persona incaricata dell’incasso venga chiesto il motivo di determinati addebiti mentre è al telefono con il cliente cercando di riscuotere la fattura.  

Se sta usando sistemi diversi, il massimo che può fare è indagare e richiamare il cliente in un secondo momento. Quando si utilizza un solo sistema, invece, è molto più probabile che riesca a rispondere e a riscuotere il pagamento.  

La funzione di controllo del credito integrata può essere molto utile quando si lavora con clienti che potrebbero avere problemi di liquidità. Grazie all’utilizzo di un sistema unico, è possibile decidere rapidamente se procedere con il lavoro e richiedere il pagamento al cliente.  

Al contrario, in mancanza di totale visibilità, è difficile determinare se si è davanti a un eventuale problema di credito o a un sostanzioso aumento del volume di affari che potrebbe portare questo cliente.  

Infatti, a volte, quando ti accorgi che c’è un problema, è troppo tardi e il cliente potrebbe aver superato il limite di credito o potrebbe aver deciso di rivolgersi alla concorrenza. I sistemi singoli che offrono dati a portata di mano velocizzano questi processi.   

I flussi di cassa sono fondamentali per le società di logistica e sono diventati ancora più imprevedibili a causa della pandemia. In che modo l’ufficio contabile può utilizzare la tecnologia per abbandonare i processi manuali e avere maggior controllo sui propri flussi di cassa? 

Una solida attività richiede flussi di cassa positivi per continuare la crescita, che a loro volta richiedono un accurato monitoraggio di ciascuna fase dello sviluppo aziendale. Ci si può concentrare sul capitale circolante oppure sulla gestione delle liquidità per le analisi a breve termine o per quelle a lungo termine, se si stanno facendo piani di crescita futuri.  

Ad esempio, previsioni accurate basate su dati storici, fatture e pagamenti possono fornire chiarezza su dove investire, quali reparti dell’azienda sviluppare e dove potrebbe essere necessaria maggiore attenzione. 

Utilizzare sistemi contabili esterni può rendere difficile l’accessibilità ai dati e aggiunge ulteriore pressione per la produzione di questi report su richiesta. Inoltre, le soluzioni alternative manuali spesso portano a processi inefficienti e potenziali errori nel reporting. 

La tecnologia, come CargoWise, offre la flessibilità di configurare il proprio flusso di cassa e i relativi report, per rispondere alle esigenze operative e contabili della tua azienda.  

Prendiamo come esempio la completezza dei dati e le funzioni di reportistica di CargoWise. Non solo aiutano a prevedere i ricavi futuri partendo da dati storici, ma forniscono anche informazioni sui costi per valutare i ricavi e i flussi di cassa netti futuri, inclusi i costi generali e i tempi di pagamento.  

Quando si utilizzando due sistemi diversi, un analista si ritrova a dover mettere insieme almeno due gruppi di dati per poter rispondere alla domanda sulle previsioni future delle liquidità. Disporre di tutti questi dati all’interno di CargoWise consente di accelerare il processo e ridurre il rischio di informazioni errate.  


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