Metro Shipping, con sede en el Reino Unido, toma en serio la innovación digital. Establecida en 1981, es un agente de carga que ha operado de manera digital desde 2005. Pasando de un equipo de seis personas en el Reino Unido a más de 300 a nivel mundial, y con un segundo centro de datos en India, Metro proporciona soluciones flexibles y adaptables que conectan a los transportistas con toda su cadena de suministro.
Grant Liddel, director general en Metro, lleva 13 años en la empresa y 35 años en el grupo empresarial en general.
“Somos extremadamente ágiles, con procesos de toma de decisiones muy rápidos, y esa es la cultura de la empresa. Realmente dedicamos tiempo a entender cómo trabajan nuestros clientes y sus aspiraciones dentro de la cadena de suministro y la logística. Se trata de un enfoque colaborativo, asociándonos con ellos y trabajando más allá de simplemente mover sus artículos manufacturados, productos o componentes. Somos parte de la estrategia general y del proceso de planificación con nuestros clientes.”
Liddel explica que la rápida expansión de la empresa, los requisitos de los clientes y la apertura de oficinas en todo el Reino Unido y en el extranjero significaron que habían superado su sistema de TI heredado.
“Necesitábamos algo que fuera multifuncional, que se pudiera utilizar en múltiples ubicaciones y que nos protegiera para el futuro con la continua expansión y la alta velocidad de digitalización y desarrollo tecnológico. Estos fueron los impulsores para que consideráramos un nuevo sistema que satisficiera nuestras necesidades.”
Al evaluar los sistemas disponibles en el mercado, Liddel señala que CargoWise ya se estaba utilizando con éxito en diferentes partes del grupo más grande.
“La capacidad de cubrir todos los diferentes modos, así como las diferentes funciones del negocio, era igualmente importante. Gran parte de los demás programas disponibles se centraban en el transporte marítimo o aéreo. Con CargoWise, hay un muy buen equilibrio.”
Bradley Darkes, gerente de sistemas en Metro, dice que pasar a una solución basada en la nube fue un paso importante.
“CargoWise está basado en la nube, lo que nos permitió aprovechar al máximo esta ventaja, ya que parte de nuestro crecimiento consistió en abrir oficinas en todo el Reino Unido y la India. La funcionalidad que ofrece CargoWise en comparación con nuestro sistema heredado es significativa. Un beneficio adicional es el Motor de Aceleración de Productividad y Visualización (PAVE por sus siglas en inglés), que permite flujos de trabajo automatizados.”
Racionalización del despacho aduanero después del Brexit con CargoWise
La implementación de CargoWise coincidió estrechamente con el momento del Brexit en 2020, brindando a Metro la oportunidad de dar un giro hacia una nueva fuente de ingresos: el despacho aduanero.
Natalie Frost, gerente de despacho aduanero, explica que el Brexit introdujo complejidad en lo que antes era un proceso más sencillo.
“Lo que era un proceso muy fácil de mover mercancías por la UE antes del Brexit, se volvió más complicado con la necesidad de presentar declaraciones aduaneras para todos nuestros movimientos europeos. Necesitábamos una solución de software que pudiera manejar el enorme volumen de declaraciones que tendríamos que presentar una vez que ocurriera el Brexit.
“El módulo de aduanas de CargoWise nos brinda múltiples beneficios, datos y flujos de trabajo automatizados, creación de declaraciones, integración con información arancelaria dentro del sistema y avisos informativos. Todo esto ayuda a acelerar el proceso y garantizar la precisión de los datos.”
Natalie también enfatiza la importancia de la clasificación correcta para minimizar riesgos y sanciones.
“Con las clasificaciones vinculadas a la información arancelaria en CargoWise, proporciona una certeza adicional. Los pequeños avisos que destacan que puede necesitar ingresar información adicional o usar un código arancelario específico son realmente útiles. Permiten al equipo tener confianza.”
Para apoyar la implementación de CargoWise en todo el equipo de despacho aduanero, Metro introdujo PAVE y utilizó tableros visuales para rastrear tareas. También se desarrollaron desencadenadores para la automatización, lo que permitió el movimiento electrónico de datos de los clientes a Metro, que luego fueran revisados y transmitidos automáticamente a la autoridad aduanera del Reino Unido.
CargoWise también ha permitido al equipo de Metro ofrecer soluciones más personalizadas y acuerdos de nivel de servicio único a sus clientes.
“Con la precisión y velocidad que obtenemos con el sistema, podemos proporcionar declaraciones a los clientes más rápido que algunos de nuestros competidores. La funcionalidad de informes también nos permite dar a nuestros clientes informes mes a mes sobre gastos mensuales y otros KPI clave que no habríamos podido producir tan fácilmente,” dice Frost.
Una oportunidad para el aprendizaje y desarrollo
Sophie Moss, gerente de proyecto, explica que la puesta en marcha del módulo de aduanas fue una curva de aprendizaje para la empresa.
“Era un equipo nuevo, con software nuevo, pero funcionó perfectamente porque pudieron abordarlo con una perspectiva renovada. Pudimos implementar documentos automatizados, automatizando declaraciones y facturación. Una vez completado el módulo de aduanas, comenzamos la implementación en el resto de la empresa.”
En Metro, la capacitación y el desarrollo se consideran cruciales para el éxito del negocio. Con todo el contenido de CargoWise eLearning ahora disponible a través del portal de capacitación en línea WiseTech Academy, Moss dice que es más fácil encontrar material de aprendizaje específico.
“Dedicamos mucho tiempo y esfuerzo a nuestros planes de capacitación, talleres de prueba, y asegurándonos de que nuestro personal recibiera apoyo y se sintiera cómodo con el sistema, en lugar de simplemente hacer un cambio. La implementación de PAVE también ayudó a resaltar tareas para las personas de una manera muy visual.”
Darkes enfatiza que el enfoque de implementación por fases fue crítico para involucrar a toda la unidad de negocio desde el principio.
“Es muy importante mantener a las personas involucradas y comprometidas todo el tiempo. Una vez que estuvimos listos para implementar una unidad de negocio, nos enfocamos mucho en la capacitación. Cada unidad de negocio tuvo capacitación personalizada para asegurarse de que los individuos tuvieran la formación que necesitaban para hacer su trabajo, ya fuera facturación, enviar un mensaje de reserva electrónica a un transportista, o cualquier otra cosa.”
Ganancias de eficiencia en toda la empresa
El equipo dedicado de sistemas CargoWise de Metro trabaja en estrecha colaboración con el equipo de mejora comercial, buscando continuamente nuevas formas de aumentar la eficiencia y la productividad del equipo.
“No nos dormiremos en los laureles porque WiseTech tampoco lo hace. Siempre hay nuevas funcionalidades y estamos reevaluando constantemente nuestro negocio y asegurándonos de que estamos maximizando el uso de la nueva funcionalidad, y que nuestra gente sea lo más eficiente posible,” dice Darkes.
“Hemos implementado contabilidad incluyendo cuentas por cobrar, cuentas por pagar, y el módulo de libro de caja, y ahora también estamos utilizando el módulo de Gestión de relaciones con los clientes para registrar oportunidades. Los próximos pasos para nosotros consisten en maximizar nuestro uso de PAVE. Queremos automatizar tantas tareas como sea posible.”
Natalie dice que la empresa está encontrando nuevas formas de hacer las cosas en CargoWise todo el tiempo.
“Cada mes se nos ocurre algo nuevo que podemos mejorar o cambiar para hacerlo más fácil, más eficiente.”
Como ejemplo de mayores eficiencias, ella añade, “Una declaración que tiene de 400 a 500 líneas, que anteriormente podría haber tomado a un operador hasta tres días para completar, ahora toma un máximo de dos horas.”
Los clientes también se benefician de datos mejorados. “Ya no se trata de un informe que solo muestra los envíos que se transportaron, sino que incluye cuándo se transportaron, cuánto pagaron y cuándo se efectuó el despacho aduanero. El nivel de detalle que podemos brindar a través de CargoWise ha mejorado significativamente.”
Con la ayuda de la automatización, Metro ha podido asumir nuevos negocios e incrementar transacciones sin aumentar el número de empleados. “Calculamos que las automatizaciones, los flujos de trabajo y la funcionalidad de CargoWise nos han ahorrado unas 10.000 horas de trabajo a lo largo del año, lo que equivale a unas siete personas a tiempo completo.”
Liddel señala que siempre hay potencial para una eficiencia aún mayor a través de CargoWise. “Si estamos utilizando el 75 por ciento de sus capacidades ahora, todavía nos quedan 25 por ciento de eficiencia que podemos aprovechar. Y eso sin considerar desarrollos o aplicaciones futuras.”
Crecimiento y expansión en el horizonte
Cuando se trata de una implementación exitosa de CargoWise y la adopción por parte de los empleados, Andrew White, director de proyectos estratégicos, tiene tres consejos clave.
“Primero, no escatime en su equipo de implementación. Asegúrese de asignar suficientes recursos para la tarea, ya que hay una gran cantidad de trabajo involucrado. Segundo, capacite a su personal. No deje la capacitación para la semana antes de que entre en funcionamiento para de repente implementarla de último minuto. Debe asegurarse de capacitar al personal correctamente y darles el tiempo para que reciban una formación adecuada. Por último, pruebe, pruebe y pruebe.”
El crecimiento del negocio y la maximización de eficiencias y productividad son la fuerza impulsora en Metro.
“Nuestro objetivo número uno es hacer crecer el negocio tan rápido como sea posible, pero de una manera controlada. Un sistema abierto como CargoWise nos permitirá hacer eso. CargoWise nos conecta con las otras partes del mundo, todos somos parte de un solo sistema. Utilizar el sistema de la mejor manera posible va a ser un gran enfoque durante los próximos 12 a 24 meses”, concluye White.
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