La storia della logistica è anche una storia di automatizzazione. Dal motore a vapore al carrello elevatore fino agli odierni robot per il prelievo e l’imballaggio, l'evoluzione della tecnologia ha giocato un ruolo fondamentale nell'evoluzione del settore.
Sebbene l'automatizzazione nell'inserimento dei dati sia già presente nel mercato, alcune società di logistica non hanno ancora fatto il grande passo e questo potrebbe costare loro molto caro.
“Affidarsi a processi manuali e documenti cartacei richiede tempo e può risultare costoso, specialmente durante i periodi di lockdown o in caso di urgenze”, afferma Darren Matthews, Business Analyst Globale di WiseTech Global.
“Con così tante interruzioni in tutto il settore, le iniziative di trasformazione digitale sono diventate una priorità per qualsiasi reparto aziendale. Ci troviamo davvero nel periodo ideale per eliminare i processi manuali e sostituirli con tecnologia e automatizzazione, al fine di favorire l’innovazione.”
Processi problematici
I fornitori di servizi logistici devono gestire elevati volumi di dati diversi e non digitalizzati, quali polizze di carico, fatture, lettere di vettura aerea e molto altro.
Come per qualsiasi attività che richiede molta manodopera, ci sono dei rischi per le aziende che continuano a fare affidamento sull'inserimento manuale dei dati, che spesso può portare a rielaborazioni, duplicazioni e persino possibili sanzioni per mancata conformità alle normative vigenti.
“Molti sostengono che l’inserimento di dati è uno degli errori più costosi per un’azienda logistica”, afferma Matthews. “Questo perché ci sono così tante possibilità di sbagliare, specialmente quando ti trovi di fronte a differenze linguistiche, legali e geografiche.”
Tuttavia, non si tratta solamente del rischio di commettere errori. Secondo Matthews, i processi manuali non forniscono informazioni complete e affidabili, rendendo difficile la gestione di tutte le operazioni aziendali.
“Avere i documenti sparsi per vari uffici e doverne andare alla ricerca fa perdere tempo e aumenta le spese. Se a questo aggiungiamo le numerose transazioni da eseguire, le sfide da affrontare diventano sempre più ostili.”
Efficienza ridotta
Scott McCorquodale, Direttore Connettività Aerea di WiseTech Global , ricorda ancora i tempi in cui le lettere di vettura aerea si compilavano manualmente per poi trascriverle sul computer ma, per fortuna, spesso si tratta solo di un lontano ricordo.
“Il settore aereo ha da sempre utilizzato documenti cartacei, il che ha contribuito a moltissime inefficienze. Negli ultimi anni, le cose sono cambiate e molte compagnie aeree stanno dando priorità ai progetti di trasformazione digitale.”
Secondo McCorquodale, molte compagnie aeree spingono gli spedizionieri ad abbandonare i processi manuali e a prenotare i carichi aerei elettronicamente , che sia tramite il proprio sito internet, i portali online oppure dal sistema gestionale dello spedizioniere stesso, come CargoWise.
“Un elemento da tenere in considerazione è che alcune compagnie aeree inizieranno a breve ad applicare una tariffa aggiuntiva per le prenotazioni manuali”, afferma McCorquodale. “Ormai è evidente che l’attuale processo di prenotazione, via telefono o email, è inefficiente e bisogna passare a quello elettronico, se si vuole restare al passo con i tempi.”
Produttività bloccata
Ashley Skaanild, Vicepresidente Regionale Dati logistici e Connettività oceanica presso WiseTech Global, condivide lo stesso punto di vista e afferma che, sebbene la tecnologia sia uno strumento molto potente, è opportuno fare attenzione a non utilizzare più software disparati o non sicuri.
Aggiunge, inoltre, che alcune aziende più piccole hanno lanciato offerte digitali che rispondono alle esigenze dei clienti ma spesso si concentrano solo su determinati segmenti della supply chain. Così facendo, il mittente, il vettore o lo spedizioniere si trova costretto a mettere insieme più soluzioni differenti, il che implica costi e rischi maggiori.
Questo perché l'inserimento e il trasferimento manuale dei dati tra sistemi e operatori diversi richiede molto tempo e il rischio di errore aumenta ogni volta che le informazioni vengono reinserite. Inoltre, mantenere la visibilità delle varie operazioni aziendali diventa quasi impossibile, con conseguente doppia gestione del lavoro, che può incidere sulla soddisfazione del cliente.
“Le possibilità di commettere errori e i rischi legati alla sicurezza informatica sono maggiori quando si utilizzano più sistemi anziché una singola piattaforma logistica end-to-end , che può trasferire facilmente le informazioni tra più vettori”, ha aggiunto.
La tecnologia velocizza l’inserimento dei dati
I dati necessari per spostare le merci da un punto A ad un punto B sono numerosi e complessi, questo è innegabile. Di conseguenza, il settore ha registrato una crescita nella programmazione e nell’apprendimento della tecnologia per automatizzare i processi lungo tutta la supply chain.
Secondo Matthews, questa tecnologia, utilizzata in CargoWise, la nostra piattaforma logistica profondamente integrata , aiuta le aziende a costruire un ambiente più produttivo, automatico e digitale.
“Stiamo praticamente eliminando quei lunghi processi di inserimento dei dati, rendendo il tutto più rapido ed efficiente.
“È importante sottolineare che, una volta che i dati sono nel sistema, utilizziamo modelli di ricerca e sistemi per la gestione delle eccezioni e del workflow, al fine di aiutare i nostri clienti a concentrarsi su ciò di cui hanno bisogno", afferma.
Sono questi processi automatici che, insieme a dati chiari e standardizzati, consentono agli spedizionieri di essere reattivi e prendere decisioni più rapidamente.
“Per quanto riguarda il trasporto aereo di merci, questo è stato promosso nel corso degli anni attraverso le associazioni di settore, in particolare dall'International Air Transport Association. Molte piattaforme logistiche come CargoWise, infatti, supportano già queste iniziative di digitalizzazione e stanno adottando i nuovi progetti, quali ONE Record di IATA“ .”
Riflessioni sul passato per favorire la trasformazione digitale in futuro
Si vive sempre un certo timore quando si cambiano i propri sistemi e ci si allontana dall’idea del “abbiamo sempre fatto in questo modo”. Lo stesso vale per l’inserimento dei dati.
Tuttavia, quello manuale richiede tempo e denaro. Per di più, sono necessarie numerose risorse per garantire alti livelli di precisione. E per gli spedizionieri che gestiscono volumi sempre più elevati di documentazioni, gli errori possono, senza dubbio, diventare costosi molto rapidamente.
“L’inserimento automatico rende qualsiasi operazione più veloce e aumenta la qualità dei dati”, ha concluso Matthews.
“Lo staff può finalmente concentrarsi su attività più proficue, adottando un approccio costante che porterà a un successo concreto nel lungo termine.”
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