Strategie fondate sulla tecnologia per creare un efficace programma di conformità normativa

“La comunità degli spedizionieri funge da fulcro nella supply chain globale, garantendo che la merce arrivi a destinazione” - Matthew S. Axelrod, Assistente segretario per il rispetto delle norme sulle esportazioni presso il Bureau of Industry and Security (BIS).

La comunità degli spedizionieri e degli agenti doganali è alla base del commercio internazionale, poiché gestisce complesse procedure doganali, verifiche sulle esportazioni e conformità normativa. Questa funzione non supporta soltanto il flusso del commercio globale ma tutela l’integrità dei sistemi normativi che lo regolamentano.

Perché è importante avere un programma di conformità normativa efficace

Agenzie quali il BIS e il Dipartimento di Stato degli Stati Uniti d'America porgono oggi grande attenzione sul rispetto dei rigorosi standard di conformità da parte degli spedizionieri. Questi enti di regolamentazione non si occupano solo di far rispettare le regole ma esaminano attentamente la gestione degli spedizionieri per accertarsi che si basi su programmi di conformità normativa completi e non esitano ad applicare multe e sanzioni salate alle aziende inadempienti. Ad esempio, nell’aprile del 2023, il BIS ha imposto una sanzione di 300 milioni di USD ad un’azienda IT per la violazione di normative sull’esportazione, evidenziando i rischi sostanziali a cui si incorre se non si rispetta la legislazione vigente.

Principi chiave per un efficace programma di conformità normativa

Per soddisfare i rigorosi standard imposti dagli enti di regolamentazione e implementare un efficace programma di conformità normativa, gli spedizionieri sono tenuti ad aderire ai seguenti principi chiave delineati dal BIS.

1. Impegno costante e profondo da parte del management.  Per creare e mantenere un programma effettivo, i Senior Manager sono tenuti a: 
   • sostenere pubblicamente l’importanza di avere politiche e procedure sulla conformità;
   • fornire sufficienti risorse per garantire il rispetto della normativa vigente;
   • supportare la formazione e la partecipazione a sessioni sull’argomento.
2. Identificare e mitigare le potenziali vulnerabilità dell’azienda effettuando frequenti valutazioni del rischio.
3. Scrivere e implementare procedure di autorizzazione delle esportazioni riguardo la giurisdizione, la classificazione, le licenze e i controlli di sicurezza. Ciò è di vitale importanza per evitare che la tua azienda esporti articoli non autorizzati trovandosi a dover pagare multe sulle esportazioni.
4. Assegnare ruoli individuali per la gestione dei documenti e accertarsi che le procedure rispondano ai requisiti della normativa EAR § 762.4.
5. Fornire l’adeguata formazione a tutti gli impiegati coinvolti nelle esportazioni, incluso lo staff di supporto, in modo che siano aggiornati sui regolamenti e facciano rete con altri operatori che si occupano di conformità delle esportazioni.
6. Effettuare controlli periodici per valutare l’efficacia delle procedure e identificare eventuali aree che necessitano di un miglioramento.
7. Implementare un programma per gestire i problemi legati alla conformità che indichi come evitare di commettere inadempienze nelle esportazioni e come rimediare ad eventuali violazioni.
8. Sia che si stia scrivendo un programma di conformità per le esportazioni (ECP) per la prima volta sia che lo stia aggiornando, accertarsi che il manuale rimanga attuale e pertinente per i membri dell'organizzazione.

Creare un efficace programma di conformità con ComplianceWise

In questo contesto, la tecnologia diventa un alleato indispensabile. Un efficace programma di conformità supportato dalla tecnologia appropriata consente agli spedizionieri di destreggiarsi agilmente e scrupolosamente tra le difficoltà del commercio internazionale.

Scegli ComplianceWise, una soluzione innovativa che integra perfettamente la gestione della conformità normativa con le operazioni quotidiane. Pensato per le complessità del commercio globale, ComplianceWise consente di trovare le informazioni necessarie in tema di conformità normativa in modo semplice e accurato.

Come ComplianceWise integra avanzate verifiche di conformità normativa con i workflow logistici

Valutazione dei rischi della merce

ComplianceWise effettua valutazioni approfondite dei rischi della merce su tutte le prenotazioni e le spedizioni. Alimentata da BorderWise, il nostro database completo e strumento di riferimento per la conformità doganale, questa funzionalità valuta i rischi legati all’adempienza normativa relativa ai prodotti militari, a quelli a duplice uso e ad altre categorie commerciali controllate, quali quelle regolamentate dalla CITES (Convenzione sul commercio internazionale delle specie minacciate di estinzione).

BorderWise include informazioni aggiornate sulla normativa commerciale globale, sui codici di classificazione e sulle regole degli accordi commerciali, garantendone il rispetto in ogni giurisdizione. Se vengono identificati dei rischi, il sistema fornisce l’accesso immediato ai requisiti di conformità di importazione ed esportazione rilevanti, consentendo alle persone responsabili di prendere velocemente una decisione consapevole.

Denied Party Screening e verifiche a livello nazionale/locale

ComplianceWise integra anche la funzione di denied party screening e le verifiche a livello nazionale/locale in un’unica visualizzazione semplificata all’interno di ogni job. Questa funzionalità è fondamentale per evitare di effettuare involontariamente transazioni non consentite. Ecco alcune delle funzionalità incluse.

• Documentazione delle decisioni prese in tema di conformità normativa: gli utenti possono tenere traccia delle decisioni chiave prese riguardanti la conformità normativa e di eventuali annotazioni all’interno del job, creando un audit trail chiaro e accurato.
• Verifiche dei rischi di conformità: il sistema sollecita gli utenti a verificare tutti i potenziali fattori di rischio relativi alla conformità normativa di ciascun job prima di procedere con azioni vincolanti.
• Bloccare e modificare azioni vincolanti: ComplianceWise può evitare che si proceda con azioni vincolanti qualora vengano individuati dei rischi. Tuttavia, gli utenti autorizzati possono modificare tali blocchi, garantendo la possibilità di prendere decisioni in modo flessibile.
• Tracciabilità delle operazioni: nel caso di un controllo da parte delle autorità di regolamentazione, quali l’OFAC o il BIS, ComplianceWise traccia in modo dettagliato le operazioni a livello dei job, dimostrando di aver seguito il processo in conformità con quanto disposto dalla normativa vigente.

Visibilità completa della conformità normativa

La scheda “Rischio conformità” all’interno di ComplianceWise offre una visione olistica di tutti i fattori di rischio collegati a un job. L’unione di questi dati determina lo stato di rischio generale del job in termini di conformità normativa, consentendo agli utenti di valutare a colpo d’occhio il livello di rischio. Ecco alcuni dei dati forniti.

• Codici armonizzati: il sistema verifica tali codici confrontandoli con il database di conformità al fine di identificare i rischi correlati ai prodotti militari, a quelli a duplice uso e ad altre merci controllate.
• Stato Denied Party Screening status: fornisce lo stato di verifica di tutti le parti coinvolte nel job, garantendo l’inaccessibilità a organizzazioni soggette a restrizioni.
• Paesi sottoposti a embargo: ComplianceWise segnala i Paesi soggetti ad embargo e coinvolti nel job, fornendo un ulteriore livello di valutazione del rischio.

Registri e report dettagliati sulla conformità normativa

ComplianceWise non aiuta soltanto a identificare e gestire i rischi ma offre anche efficaci funzionalità per tenere registri e generare report che sono essenziali per gestire la conformità normativa.

• Registri di conformità: il sistema tiene traccia di ogni modifica riguardante lo stato di conformità di un job, incluso chi ha preso una determinata decisione e quando, fornendo lo storico completo del processo di conformità.
• Report per i Senior manager: ComplianceWise genera report focalizzati sul rischio di conformità sia per le spedizioni programmate sia per quelle già partite, con i dettagli sulle valutazioni effettuate e mettendo in evidenza eventuali aree in cui i rischi restano ancora da verificare.

Trasforma la conformità normativa nel tuo vantaggio competitivo

L’ambiente normativo odierno richiede un approccio proattivo e integrato per gestire i rischi di conformità. Gli spedizionieri sono tenuti ad evolversi e passare dal considerare la conformità normativa come una preoccupazione marginale al riconoscerla come un elemento centrale della propria strategia operativa. È infatti fondamentale comprendere che stabilire rapporti commerciali con i clienti garantendo una solida conformità normativa lungo tutta la supply chain è fondamentale per proteggere tutte le parti coinvolte.

Centralizzando la gestione del rischio di conformità e garantendo un’accurata preparazione ai controlli, puoi trasformare la conformità da un’incombenza a un elemento trainante di eccellenza e resilienza per la tua attività.

Scegli ComplianceWise per salvaguardare le tue operazioni, la tua reputazione e gestire con successo la tua azienda in un mondo sempre più regolamentato.