Como a automação ajuda os agentes de carga a cortarem custos de inserção manual de dados

A história da logística é também a da automação. Desde a máquina a vapor até a empilhadeira e os atuais separadores e empacotadores robotizados, a evolução da tecnologia também tem sido uma parte importante no avanço do setor.  

Embora agilizar e priorizar a automação de inserção de dados não seja uma novidade, algumas empresas de logística ainda não aderiram totalmente. E isso pode trazer consequências sérias para elas.  

“Depender de documentação física e inserção manual de dados pode ser demorado e custar caro, principalmente diante de confinamentos ou no caso de gerenciamento de embarques urgentes”, diz Darren Matthews, analista internacional de desenvolvimento de negócios na WiseTech Global.  

“Com tanta ruptura acontecendo em todo o setor, iniciativas de transformação digital passam a ser prioridade em qualquer nível hierárquico da empresa. Estamos no momento ideal para tentar acabar com os processos manuais ultrapassados, substituindo-os por uma tecnologia e automação que permita o desenvolvimento da inovação.”   

Complicações com processos manuais  

Os prestadores de serviços logísticos precisam gerenciar grandes volumes de dados distintos e analógicos, que variam desde conhecimentos marítimos a faturas e conhecimentos aéreos, entre outros documentos escaneados.  

Como acontece com qualquer tarefa intensiva em mão de obra, há riscos para as empresas que continuam a depender de inserção manual de dados, o que sempre pode gerar retrabalho, duplicidades e até possíveis multas por descumprimento de normas.  

“Muita gente alega que inserir dados incorretos é um dos erros mais custosos que uma empresa de logística pode cometer”, diz Matthews. “Isso se deve ao fato de serem grandes as chances de erro, principalmente diante de diferenças linguísticas, legais e de localização.”   

Mas não se trata só desse risco considerável de erro. Segundo Matthews, os processos manuais também deixam os prestadores com informação incompleta e não confiável, o que torna difícil gerenciar todas as operações. 

“É preciso arquivar a documentação em vários escritórios e depois pesquisar para achar os dados relevantes, o que leva tempo e aumenta o potencial de gastos. Quando se soma a isso o grande volume de operações que os prestadores de serviços logísticos precisam fazer, aparecem vários desafios que podem ser de difícil solução.”  

Limites de eficiência em processos manuais  

Scott McCorquodale, chefe de conectividade com companhias aéreas na WiseTech Global , fica feliz ao lembrar que, de modo geral, acabaram-se os dias em que se preenchia manualmente os conhecimentos aéreos, que depois eram passados para um sistema de computador.  

“Historicamente, o setor de carga aérea foi baseado em papel, o que contribuiu para uma série de ineficiências. Isso mudou nos últimos anos, com muitas companhias aéreas agora priorizando seriamente seus projetos de transformação digital.”  

De acordo com McCorquodale, muitas delas estão pressionando os agentes de carga a abandonarem completamente os processos manuais e a fazerem bookings eletrônicos para seus respectivos volumes de carga aérea , seja no site da companhia, em portais do setor ou por um sistema operacional do agente, como CargoWise.  

“Uma coisa a ser considerada por agentes que resistem a fazer bookings eletrônicos é o fato de que algumas companhias aéreas agora aplicam uma taxa adicional para as reservas manuais”, afirma McCorquodale. “Mas também é inegável que o processo existente de booking, que depende de meios de comunicação tradicionais como ligações telefônicas e e-mails, se tornou tão claramente ineficiente, que os agentes são obrigados a migrar para o meio eletrônico, sob o risco de ficarem para trás.” 

Produtividade estagnada em processos manuais  

Ashley Skaanild, vice-presidente regional de dados logísticos e conectividade marítima na WiseTech Global, concorda com essa preocupação sobre eficiência e diz que, embora as tecnologias possam ser muito poderosas, os prestadores de serviços logísticos devem atentar para o uso de muitos sistemas distintos ou, pior ainda, inseguros.  

Ele diz que apesar de algumas empresas menores terem lançado ofertas digitais que atendem às necessidades do cliente, quase sempre são focadas em segmentos restritos da cadeia de suprimentos. A consequência é que exportadores, companhias aéreas e agentes de carga têm de lidar com várias soluções, o que pode ser caro e envolver riscos consideráveis. 

Por exemplo, i ​ nserir e transferir dados manualmente entre diversos sistemas e operadores consome tempo. E o risco de erro aumenta sempre que a informação é redigitada. Além disso, manter a visibilidade em todas as empresas se torna quase impossível, o que resulta em trabalho duplo e pode afetar a satisfação do cliente. 

“É óbvio que existe muita chance de erro e risco cibernético se forem adotados diversos sistemas, em comparação com inserir dados em uma única plataforma de logística de ponta a ponta , a qual pode transmitir facilmente as informações para várias companhias aéreas”, argumenta.  

Tecnologia agilizando a inserção de dados  

É inegável que são muitos e complexos os dados necessários para enviar mercadorias de A a B. O resultado é que o setor tem visto o aumento do uso de tecnologias de machine learning e linguagem natural, projetadas para automatizar os processos em toda a cadeia de suprimentos. 

Segundo Matthews, a tecnologia que é usada em nossa plataforma altamente integrada de logística global , CargoWise, está ajudando empresas a migrarem para um ambiente mais automatizado e produtivo, e sem papelada. 

“O que estamos fazendo é simplesmente eliminar muitos dos processos trabalhosos e tendentes a erro típicos da inserção de dados, tornando-os pouco manuais e muito mais eficientes.”  

“É importante notar que, uma vez que os dados estejam no sistema, também dispomos de modelos de pesquisa e relevância, juntamente com gerenciamento de fluxo de trabalho de processos e exceções para ajudar nossos clientes a encontrarem a informação e se concentrarem no que é momentaneamente importante, sem nenhuma distração”, afirma.  

São essas automações inteligentes, somadas a dados limpos, agregados e padronizados em todos os fornecedores, que McCorquodale acredita poderem capacitar os agentes de carga a agirem rapidamente e tomarem decisões no tempo certo. 

“Especificamente no caso de carga aérea, isso tem sido impulsionado ao longo de anos em associações do setor, principalmente a Associação Internacional de Transporte Aéreo. De fato, várias plataformas de logística, como CargoWise, já são compatíveis com essas iniciativas de digitalização, tendo sido aperfeiçoadas conforme esses novos projetos, a exemplo do ONE Record da IATA.” 

Refletindo sobre o passado para impulsionar a transformação no futuro  

Sempre existe a preocupação de mudar os sistemas de um modo diferente do “jeito como sempre fizemos”. Isso também vale para a inserção de dados.  

Mas inserir dados manualmente é demorado e caro. Demanda muitos recursos para se manter um alto padrão de precisão. No caso de agentes de carga, cuidar de um volume crescente de documentação, todos os dias, pode levar rapidamente a erros onerosos. 

“Automatizar a inserção de dados permite que tudo passe a ser muito mais rápido. E, ao mesmo tempo, a qualidade também melhora”, conclui Matthews.  

“As empresas colhem os benefícios de ter mais velocidade e precisão, 24 horas por dia, 7 dias por semana, para que suas equipes possam se concentrar em tarefas mais importantes. Mas, no final, significa uma abordagem mais consistente que prepara as empresas para um sucesso verdadeiro e de longo prazo.”  

Entre em contato para saber como o CargoWise pode ajudar a impulsionar seus resultados automatizando a inserção de dados.
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