In einer Zeit verschärfter staatlicher Vorschriften ist die Einhaltung der Vorschriften für Spediteure nicht verhandelbar

Die US-Regierung legt erneut den Schwerpunkt auf die Ermittlung und Verfolgung derjenigen, die Sanktionen und Exportkontrollregeln umgehen – Unternehmen müssen also ihre Herangehensweise an Compliance überarbeiten, oder riskieren schwerwiegende Konsequenzen.

In einer Grundsatzrede im März 2023 kündigte das US-Justizministerium erhebliche Investitionen in die Verbesserung der Befugnisse und Fähigkeiten seiner Strafverfolgungsbehörden an, indem es die Nationale Sicherheitsabteilung (NSD) um mehr als 25 Staatsanwälte aufstockte und einen ersten Chefanwalt für die Strafverfolgung von Unternehmen einstellte.

Als Reaktion auf die Änderungen im Jahr 2023 bemerkt Joshua Shrager, Senior Vice President bei Kharon und ehemaliger Beamter des US-Finanzministeriums, dass "Compliance-Beauftragte ihre Compliance-Rahmenbedingungen weiterentwickeln müssen, um sie an die sich ändernde regulatorische Landschaft anzupassen".

"Die jüngsten gemeinsamen Warnungen der FinCEN des US-Finanzministeriums und der BIZ des US-Handelsministeriums unterstreichen die Notwendigkeit eines dynamischen und informierten Ansatzes bei Sanktionen und Exportkontrollen." Er erklärte: "Unternehmen müssen in der Lage sein, sich in dieser Komplexität zurechtzufinden, um Risiken zu mindern und die Auswirkungen der Nichteinhaltung zu vermeiden."

Klar ist, dass die herkömmliche, uneinheitliche Herangehensweise an die Zollabfertigung zunehmend unzureichend ist. Wie können globale Spediteure angesichts von Sanktionen und regulatorischen Änderungen angesichts erheblicher Strafen und Kosten in der Praxis proaktiv und konform bleiben?

Die regulatorische Governance in den USA: Wer sind das OFAC und die BIS?

Das Office of Foreign Assets Control (OFAC) und das Bureau of Industry and Security (BIS) des US-Handelsministeriums spielen eine entscheidende Rolle bei der Durchsetzung von Wirtschaftssanktionen und Exportkontrollen.

Das OFAC ist verantwortlich für die Umsetzung und Durchsetzung von Handelssanktionen im Rahmen der US-Außenpolitik gegen Personen oder Orten, die eine Bedrohung für die nationale Sicherheit oder die Wirtschaft der Vereinigten Staaten darstellen.

Zwischen 2018 und Juli 2023 leitete die Behörde 94 Maßnahmen gegen Unternehmen als Reaktion auf Sanktionsverstöße ein. Allein im Jahr 2023 führten diese Durchsetzungsmaßnahmen zu Geldstrafen in der beträchtlichen Höhe von 61,8 Millionen US-Dollar.

In Zusammenarbeit mit dem OFAC überwacht und setzt das BIS die Exportkontrollen für Dual-Use- und spezifische Munitionsgüter durch. Ihr Ansatz umfasst die gründliche Untersuchung von Verstößen, das Abfangen illegaler Exporte, die Durchführung von Endverbleibsüberprüfungen und die aktive Strafverfolgung derjenigen, die gegen die Exportkontrollvorschriften verstoßen.

Sanktionen gibt es in unterschiedlichen Formen, die auf bestimmte außenpolitische Ziele zugeschnitten sind. Sie sind entweder umfassend und decken ein breites Spektrum von Beschränkungen ab, oder sind selektiv und konzentrieren sich auf bestimmte Vermögenswerte und Handelsaktivitäten.

In diesem vielfältigen Umfeld ist eine nuancierte und anpassungsfähige Compliance-Strategie unerlässlich, denn eine Einheitslösung für Unternehmen, die im komplexen internationalen Handel agieren, gibt es nicht. Vorsorge und Reaktionsfähigkeit sind nicht optional, sie sind entscheidend.

Aktuelle Compliance-Pflichten für Spediteure

Compliance umfasst heute mehrere wichtige Verpflichtungen.

Zu einer genauen Dokumentation gehören genaue Rechnungen, Packlisten, Herkunftsländer und Frachtbriefe sowie die korrekte Deklaration der Warenwerte.

Die Zollbehörden verlangen von Importeuren und Exporteuren oft, dass sie Aufzeichnungen für eine bestimmte Dauer aufbewahren, eine Verantwortung, bei der Spediteure ihre Kunden unterstützen müssen.

Für einige Güter sind Import- oder Exportgenehmigungen obligatorisch, und Spediteure müssen sicherstellen, dass ihre Kunden über die erforderlichen Genehmigungen verfügen, während sie gleichzeitig den Transport von eingeschränkten oder verbotenen Gegenständen vermeiden.

Zu Compliance gehören auch die Einhaltung regionaler und internationaler Handelsabkommen, die rechtzeitige Zahlung aller Zölle und Steuern, sowie die uneingeschränkte Zusammenarbeit bei Zollkontrollen. Korrekte Zollanmeldungen und pünktliche Zahlungen sind entscheidend, um Verzögerungen und Strafen zu vermeiden.

Mangelnde Compliance birgt hohe Risiken

Mangelnde Einhaltung von Vorschriften durch besonders gekennzeichnete Staatsangehörige (SDNs) oder gesperrten Einrichtungen hat schwerwiegende Folgen für Unternehmen. Diese Folgen gehen weit über unmittelbare Probleme wie Schiffe auf der schwarzen Liste, beschlagnahmte Waren oder Geldstrafen hinaus.

Mangelnde Compliance kann Sanktionen nach sich ziehen, Lieferketten unterbrechen, Verzögerungen verursachen, Kunden verärgern und die Kündigung von Verträgen riskieren. Aufsichtsbehörden können sogar wichtige Genehmigungen oder Zertifizierungen widerrufen.

Insbesondere kann der Ruf eines Unternehmens leiden, das Vertrauen zwischen Kunden und Partnern untergraben und Vertragsverlängerungen und neue Vereinbarungen behindern. Im schlimmsten Fall kann es zu Handelsverboten kommen.

Angesichts der Bedeutung staatlicher Sanktionen in der heutigen globalen Landschaft sind Investitionen in Compliance-Automatisierungstechnologie für den sicheren und effizienten Warenverkehr über Grenzen hinweg unerlässlich. Compliance ist nicht mehr optional, sie ist ein wesentlicher Faktor für langfristigen Erfolg und Nachhaltigkeit.

So erstellen Spediteure ein proaktives Risikomanagement

Angesichts einer Vielzahl von drohenden Konsequenzen, kann die Einrichtung eines Sanktions-Compliance-Programms (SCP), das den notwendigen risikobasierten Ansatz priorisiert, eine unüberwindbare Aufgabe scheinen.

Eine umfassende Compliance-Strategie kann jedoch mit dem ersten Schritt einer Implementierung regelmäßiger Prüfungen beginnen. Diese Prüfungen dienen mehreren kritischen Zwecken, darunter die Bewertung der Effizienz bestehender Prozesse, die Identifizierung potenzieller Verstöße oder systemischer Unzulänglichkeiten innerhalb einer Organisation und das Sicherstellen einer kontinuierlichen Anpassung an die sich fortlaufend weiterentwickelnden Richtlinien des OFAC.

Eine Prüfung beginnt mit der Datenerfassung, bei der Unternehmen wichtige Informationen sammeln, einschließlich Betriebsaufzeichnungen, Genehmigungen und Zolldokumente. Diese Daten werden dann überprüft und analysiert, um festzustellen, ob das Unternehmen die gesetzlichen Anforderungen einhält und um Bereiche zu ermitteln, in denen die Compliance unzureichend ist.

Basierend auf diesen Erkenntnissen und dem Input des Managements wird ein umfassender Prüfungsbericht erstellt. Unternehmen mit einer ausgeprägten Compliance-Kultur bewahren diese Berichte und alle unterstützenden Daten und Dokumente auf und machen sie leicht zugänglich.

Die Einrichtung einer zentralisierten Compliance-Plattform mit der Möglichkeit, den Compliance-Prozess zu verfolgen und zu dokumentieren, einschließlich kritischer Entscheidungspunkte, verantwortlicher Parteien und Zeitstempel, ist für den Aufbau einer starken Position im Falle einer Prüfung unerlässlich.

Ein einschlägiges Beispiel ist ein OFAC-Fall aus dem Jahr 2020, von dem eine globale Reederei betroffen war, die nach einer internen Compliance-Prüfung proaktiv zahlreiche Verstöße offenlegte. Der Ausgang des Falles wurde maßgeblich von entscheidenden mildernden Faktoren beeinflusst, die vom OFAC berücksichtigt wurden, einschließlich der Fähigkeit, klare, prägnante und gut organisierte Daten mit unterstützender Dokumentation bereitzustellen. Dies spielte eine entscheidende Rolle bei der Minderung der Geldstrafe von 4,5 Millionen US-Dollar auf 1,125 Millionen US-Dollar.

Letztendlich werden Unternehmen, die in moderne Technologien investieren, die in der Lage sind, zu automatisieren und sich an globale Compliance-Anforderungen anzupassen, besser gerüstet sein, um in einer zunehmend komplexen regulatorischen Landschaft eine höhere betriebliche Effizienz zu erreichen.