Démystifier la dématérialisation : 5 idées reçues et comment en venir à bout

Dans un secteur connu pour ses opérations complexes et son vaste réseau de fournisseurs, de distributeurs et de clients, l’utilisation de documents numériques s’est déjà avérée être une alternative plus rapide, plus sûre et plus efficace aux processus sur format papier.

Malheureusement, certain·es responsables logistiques sont freiné·es par des préjugés dépassés sur la dématérialisation, ce qui les rend réticents à adopter cette technologie et, en fin de compte, à en tirer profit.

Il est temps de briser quelques mythes à ce sujet ! Réfutons cinq idées reçues qui empêchent les responsables logistiques d’exploiter pleinement le potentiel de la documentation numérique :

1. L’intégration aux plateformes et systèmes existants est complexe.  

Après des décennies, voire des siècles, de gestion d’une multitude de documents papier, des Bill of Lading aux factures et aux lettres de crédit, ces systèmes et processus établis se sont enracinés, ce qui les rend trop difficiles et trop longs à remplacer ou à modifier.

Même les entreprises désireuses d’adopter des systèmes électroniques peuvent être confrontées à des problèmes d’incompatibilité lorsqu’elles tentent de les intégrer à d’autres documents et processus numériques. 

Pourtant, l’intégration de nouveaux systèmes à ceux existants est à la fois réalisable et bénéfique, en investissant dans une solution numérique adaptée, conforme aux normes sectorielles convenues pour garantir la compatibilité et la facilité d’utilisation, sans perturber les opérations et les workflows en cours, afin que vous puissiez récolter les avantages d’une efficacité, d’une précision, d’une traçabilité et d’une visibilité accrues.

2. Les documents numériques constituent un risque trop important de fuites de données.  

Avec la quantité d’informations qui circulent dans le secteur pour alimenter des processus logistiques de plus en plus complexes, les données sont l’un de vos biens les plus précieux. 

On croit souvent à tort que les documents numériques sont plus vulnérables aux violations de données dues à des cyber-attaques malveillantes ou à des erreurs humaines.

Cependant, avec les bons systèmes, la dématérialisation améliore la sécurité en renforçant les contrôles internes, en limitant l’accès à l’information, en créant des pistes d’audit qui détectent la falsification et des options de cryptage, ainsi que des processus de sauvegarde et de récupération solides.

En consolidant et en dématérialisant toute votre documentation, vous éviterez d’avoir de multiples canaux d’échange de données tout en minimisant les vulnérabilités potentielles, ce qui vous permet d’avoir l’esprit tranquille en sachant que vos données sont protégées contre l’accès non autorisé, la manipulation et le vol.

3. Le passage au numérique est un processus coûteux.  

Si les responsables logistiques se concentrent uniquement sur les coûts initiaux de configuration, de maintenance et d’assistance des logiciels de documentation numérique, le maintien des processus sur format papier peut sembler être l’option la plus rentable. Cependant, cela ne tient pas compte des avantages financiers et opérationnels à long terme, comme le coût total de possession (TCO).

De fait, les logiciels de documentation numérique permettent de réaliser des économies et des gains d’efficacité considérables au fil du temps. Les processus sur format papier entraînent des coûts permanents liés à l’impression, au stockage et à la récupération des documents physiques, sans parler du risque de perte ou de détérioration des documents. 

Il est important que toutes les personnes concernées, du personnel de terrain aux dirigeants, réévaluent leurs idées reçues et considèrent la mise en œuvre de la dématérialisation comme un investissement dans l’efficacité, l’exactitude et la visibilité à long terme.

4. Les gens préfèrent les méthodes plus traditionnelles.  

Pendant des siècles, le papier a été notre principal moyen de communication, de prise de notes et d’archivage.

Par conséquent, les entreprises comme les particuliers sont habitués à son aspect tactile et visuel et le préfèrent en tant que support fiable et familier.

En vous appuyant sur des méthodes dépassées, vous risquez de fournir à vos clients un service obsolète, pouvant engendrer du mécontentement. À l’ère du numérique, les clients sont habitués à utiliser des processus électroniques dans divers aspects de leur vie, tant personnelle que professionnelle. Par conséquent, il peut être frustrant de ne pas être en mesure d’accéder au même type de rapidité, de facilité et de visibilité lors d’interactions avec des prestataires logistiques.

Il est essentiel que toutes les parties de la chaîne d’approvisionnement adoptent de nouvelles méthodes de travail afin de rester compétitives et flexibles face à un marché mondial en constante évolution.

5. La conformité réglementaire et juridique est trop complexe pour passer au numérique.  

Malgré la nature interconnectée de nos chaînes d’approvisionnement mondiales, les pays et les gouvernements continuent d’instaurer des règles et des réglementations individuelles régissant l’utilisation des documents numériques, ce qui peut être source de confusion et constituer un obstacle à leur adoption.

Par exemple, certains pays peuvent ne pas reconnaître légalement les Bill of Ladings électroniques ou exiger des méthodes spécifiques de signature numérique ou d’authentification.

On peut comprendre que suivre simultanément les changements de plusieurs cadres réglementaires soit une tâche difficile qui demande une grande vigilance et une grande capacité d’adaptation. La plupart des organisations logistiques ne disposent pas des capacités ou de l’expertise nécessaires pour y parvenir efficacement. Cela peut donner l’impression qu’il est trop difficile de dématérialiser ces processus et de les tenir à jour.

Heureusement, des solutions logicielles spécifiques peuvent fournir une plateforme centralisée de stockage et de partage de documents en toute sécurité, tout en offrant une validation et une vérification des signatures numériques et des méthodes d’authentification pour garantir la conformité avec les réglementations locales.

Centraliser votre documentation dans toutes les zones géographiques où vous opérez permettra à vos équipes de s’adapter rapidement aux nouvelles exigences législatives, tout en améliorant la précision et la rapidité de l’échange d’informations afin de réduire la duplication des efforts et de rationaliser les workflows.

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