Comment simplifier vos opérations de comptabilité en 5 étapes

De la fluctuation de l’offre et la demande aux fermetures de ports en passant par les annulations de vols, les conséquences du COVID-19 ont été profondes et ont démontré à quel point les chaînes logistiques mondiales sont interconnectées et interdépendantes.

Alors que certaines régions du monde commencent à initier la prochaine phase de reprise, de nombreuses entreprises de logistique se tournent vers la technologie pour les aider à optimiser leurs processus et à survivre et prospérer dans cette nouvelle normalité.

Dans ce contexte de perturbations, il est plus important que jamais de connaître à tout moment l’état de vos finances. Mais cela peut rapidement devenir complexe, coûteux et long si vous utilisez un système de comptabilité qui ne fait pas partie de votre logiciel opérationnel.

Gérer l’exportation, l’importation, le transport local, l’agence maritime ou l’entreposage des envois à l’aide d’un système de comptabilité externe peut augmenter les risques de double saisie des données, de réintégration coûteuse et de mauvaise communication entre les services.

Notre plateforme d’exécution logistique sécurisée et fiable basée sur le cloud, CargoWise, fournit également des services profondément intégrés, adaptés à l’entreprise et basés sur la comptabilité d’exercice dans la plateforme, ce qui vous permet de gérer la comptabilité opérationnelle et non-opérationnelle.

Les outils comptables puissants et flexibles de CargoWise fonctionnent avec plusieurs devises et fonctionnalités de conformité, toutes prises en charge par les comptes clients, les comptes fournisseurs, les livres de caisse, les coûts de revient par dossier et le grand livre général.

Vous souhaitez simplifier vos exigences opérationnelles et comptables dès aujourd’hui ? Voici 5 manières dont CargoWise peut vous aider :

1. Simplifier vos processus de paiement de factures

Dans CargoWise, vos clients et fournisseurs possèdent leur propre configuration comptable individuelle, qui est appliquée à l’organisation spécifique dans le système. Vous pouvez aussi configurer les préférences de facturation client et gérer leur crédit directement depuis leur fiche d’organisation.

De plus, notre moteur de détermination de l’impôt permet d’émettre les factures avec leur traitement fiscal correct, notamment le taux et la sous-catégorie d’imposition, pour les pays dans lesquels vous travaillez.

2. Facturer rapidement vos agents

Si vous travaillez avec des agents étrangers, déterminer qui doit quel montant à quelle partie peut s’avérer long et compliqué.

Avec CargoWise, vous pouvez générer des rapports de transactions clients et fournisseurs nets pour faire correspondre directement les clients et fournisseurs, et comparer automatiquement ces transactions entre elles, ce qui rend ces règlements beaucoup plus rapides et faciles.

3. Réduire le risque de transactions frauduleuses

Utilisez le processus d’approbation des transactions pour traiter la facturation des sociétés sœurs, ainsi que le processus d’enregistrement des informations sur les factures avant que les utilisateurs autorisés ne les approuvent.

Les propositions de paiement peuvent également être modifiées avant leur publication, chaque paiement étant autorisé ou rejeté par des membres de l’équipe interne disposant des droits d’accès appropriés.

4. Travailler plus vite et plus efficacement

Il est crucial de recueillir et de surveiller des données financières précises, et CargoWise vous offre des services d’établissement de rapports personnalisables, tels que les analyses de rentabilité par route commerciale ou par mode ainsi qu’une analyse par client ou transporteur spécifiques.

Vous pouvez facilement enregistrer ces configurations sous forme de modèles pour une utilisation ultérieure et programmer l’exécution automatique des rapports, ce qui vous permet de rester informé et d’améliorer l’efficacité.

5. Vous protéger vous et votre entreprise

Les restrictions d’accès fondées sur les fonctions et responsabilités des postes peuvent empêcher vos opérateurs internes d’accéder à certaines zones du système et de les modifier, ce qui réduit le risque d’erreurs.

Le registre complet du système rend également le système de comptabilité hautement configurable, de sorte que vous pouvez facilement définir ce qui convient le mieux à votre entreprise. Les comportements de CargoWise en matière de reconnaissance des recettes en sont un bon exemple. Ils vous permettent de vérifier l’alignement de vos recettes et de vos coûts de pertes et profits avec la prestation des services, tout en vous permettant de reconnaître le solde de vos débiteurs et de vos créanciers, au fur et à mesure que les transactions sont comptabilisées.