In un settore noto per la sua complessità e per la vasta rete di fornitori, distributori e clienti, l’utilizzo di documenti digitali ha già dato dimostrazione di essere un’opzione più rapida, sicura ed efficiente rispetto ai processi cartacei.
Sfortunatamente, alcuni leader nel settore logistico sono ancora legati a vecchie convinzioni e stentano a fidarsi della tecnologia e dei suoi vantaggi.
È ora di sfatare alcuni falsi miti! Ecco cinque convinzioni comuni che impediscono ai leader logistici di immergersi nel mondo della documentazione digitale:
1. L’integrazione con le piattaforme e i sistemi attuali è complicata.
Dopo decenni, se non secoli, di utilizzo di documenti cartacei, dalle polizze di carico alle fatture o alle lettere di credito, questi processi sono ormai radicati e sostituirli può sembrare complesso.
Anche coloro che desiderano adottare sistemi digitali potrebbero dover affrontare problemi di incompatibilità in fase di integrazione.
Questo, tuttavia, non toglie il fatto che si tratta di un passaggio del tutto realizzabile e vantaggioso. Ciò che conta è avere a disposizione i giusti sistemi che garantiscano compatibilità e facilità d’utilizzo per evitare interruzioni nel proprio flusso operativo.
2. I documenti digitali sono soggetti alle fughe di dati.
Le complesse operazioni logistiche richiedono un enorme scambio di dati preziosi.
Erroneamente, si tende a pensare che l’utilizzo di documenti digitali aumenti il rischio di fughe di dati a causa di attacchi informatici o di errori umani.
Al contrario, con i giusti sistemi, la digitalizzazione è in grado di migliorare la sicurezza poiché aumenta i controlli interni, limita l’accesso alle informazioni e implementa solidi processi di backup e ripristino.
Consolidando e digitalizzando tutti i documenti, si elimina la necessità di ricorrere a più canali di comunicazione, riducendo così il rischio di manipolazione, furti e accessi non autorizzati.
3. La digitalizzazione è un processo costoso.
Spesso le aziende logistiche di lunga data si concentrano solo sui costi di configurazione, manutenzione e supporto del software per la documentazione digitale, convinte che restare fedeli ai documenti cartacei sia l’opzione economicamente più vantaggiosa. Non tengono conto, però, dei vantaggi finanziari e operativi nel lungo termine, ovvero del costo totale di proprietà (TCO).
Nel tempo, infatti, il sistema per la documentazione digitale sarà in grado di migliorare l’efficienza e ridurre i costi. I processi basati su carta comportano altri costi correlati, quali la stampa, l’archiviazione e il recupero di documenti fisici, per non parlare del rischio di perdita o danneggiamento.
È importante che tutti i soggetti coinvolti, dagli operatori sul campo ai dirigenti, rivalutino le proprie idee e prendano in considerazione la trasformazione digitale come investimento a lungo termine in efficienza, precisione e visibilità.
4. Le persone preferiscono i metodi tradizionali.
Per secoli ci siamo affidati alla carta come principale mezzo di comunicazione e archiviazione di dati.
Di conseguenza, ci siamo abituati all’idea di poter vedere e toccare fisicamente i documenti, riconoscendoli come mezzi affidabili e familiari.
Affidandosi a metodi obsoleti si rischia di offrire servizi altrettanto obsoleti. Al giorno d’oggi i clienti sono ormai abituati all’utilizzo del digitale nei vari aspetti della loro vita, sia personale che lavorativa. Non essere in grado di offrire lo stesso tipo di velocità e facilità può creare frustrazione.
È fondamentale, quindi, che tutti gli operatori della supply chain adottino questo nuovo modello di lavoro per restare competitivi e flessibili al cambiamento.
5. La conformità normativa e legale è troppo complessa per essere gestita digitalmente.
Nonostante la natura interconnessa delle supply chain globali, Paesi e governi di tutto il mondo continuano a implementare regole e leggi diverse sull’utilizzo dei documenti digitali, creando così confusione e perplessità.
In alcuni Paesi, ad esempio, non sono legalmente riconosciute le polizze di carico elettroniche oppure sono richiesti metodi di autenticazione digitali specifici.
Tenere traccia dei vari cambiamenti non è facile e richiede una profonda adattabilità. La maggior parte delle aziende logistiche non dispone della capacità o dell’esperienza necessaria per fare ciò. Il che rende ancora più difficile digitalizzare questi processi.
Fortunatamente, le soluzioni software disponibili possono fornire una piattaforma centralizzata per archiviare e condividere documenti in modo sicuro, offrendo al tempo stesso la verifica delle firme digitali e dell’autenticazione per garantire il rispetto delle normative locali.
La centralizzazione dei documenti di tutte le aree geografiche in cui operi ti permette di adattarti rapidamente ai nuovi requisiti normativi, migliorando la precisione e lo scambio di informazioni.
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