In un'epoca in cui la regolamentazione governativa è aumentata, la conformità normativa è un aspetto imprescindibile per gli spedizionieri

Con l’intensificarsi dei controlli e delle sanzioni per chi non rispetta le norme che regolano le esportazioni, le aziende non possono esimersi dal rivalutare i propri programmi di conformità per evitare pesanti conseguenze.

In un discorso tenutosi a marzo del 2023, il Ministero della Giustizia americano ha annunciato di voler fare importanti investimenti al fine di migliorare l’efficacia e la capacità dei controlli, aggiungendo più di 25 funzionari alla Divisione di Sicurezza Nazionale (NSD, National Security Division) e assumendo il primo consulente responsabile della conformità aziendale.

In risposta ai cambiamenti introdotti nel 2023, Joshua Shrager, Vicepresidente Senior di Kharon ed ex funzionario del Tesoro degli Stati Uniti, ha affermato: “gli addetti alla conformità dovranno continuare a migliorare i programmi volti a garantire il rispetto della normativa per essere in linea con i continui cambiamenti.

Gli ultimi annunci da parte del Ministero del Tesoro statunitense riguardanti l’ente FinCEN (Rete per la lotta contro i reati finanziari) e il Bureau of Industry and Security del Ministero del Commercio statunitense sottolineano la necessità di un approccio dinamico e consapevole alle sanzioni e ai controlli sulle esportazioni”. Inoltre, ha affermato: “le aziende devono conoscere a fondo queste complessità per mitigare i rischi ed evitare le conseguenze del mancato rispetto della legge”.

Ciò che è chiaro è che l’approccio tradizionale ed eterogeneo alla gestione doganale è sempre più inadeguato. Con le pesanti sanzioni e gli ingenti costi, come fanno gli spedizionieri a rimanere proattivi e ad agire nel rispetto della legge di fronte ai continui cambiamenti normativi?

Comprendere la governance normativa statunitense: cosa sono l’OFAC e il BIS?

L’Office of Foreign Assets Control (OFAC, l’Ufficio di controllo dei beni stranieri) e il Bureau of Industry and Security (BIS) del Ministero del Commercio statunitense giocano un ruolo centrale nell’imposizione delle sanzioni e dei controlli sulle esportazioni.

L’OFAC si occupa di implementare e imporre le sanzioni nel rispetto della politica estera statunitense contro gli individui e i territori che rappresentano una minaccia alla sicurezza nazionale o all’economia del Paese.

Tra il 2018 e il 2023, l’ente ha promosso 94 interventi nei confronti di aziende che avevano violato l’imposizione di sanzioni. Solo nell’anno 2023, questi interventi hanno portato a sanzioni pecuniarie pari a 61,8 milioni di dollari.

Insieme all’OFAC, il BIS supervisiona e impone i controlli sulle esportazioni per i beni a duplice uso e le munizioni. Il loro approccio include controlli approfonditi delle violazioni, intercettazioni di esportazioni illegali, verifiche sull’utilizzo finale e ricerche attive dei soggetti che infrangono le normative di controllo delle esportazioni.

Le sanzioni possono avere forme diverse che cambiano in base agli obiettivi specifici della specifica politica estera. Possono essere più generiche ed essere applicate a una vasta gamma di restrizioni, oppure più selettive e incentrate su specifici beni o particolari attività commerciali.

In un panorama così complicato, avere una strategia versatile è di importanza fondamentale poiché non esiste un’unica soluzione a tutte le problematiche che si presentano alle aziende che operano nella complessità del commercio internazionale. Essere pronti e reattivi non è più un’opzione ma una vera e propria necessità.

Gli obblighi attuali degli spedizionieri

Oggi, la conformità comporta una serie di obblighi fondamentali.

La precisione nella compilazione dei documenti riguarda le fatture, le distinte di imballaggio, il Paese di origine e la polizza di carico, oltre alla corretta dichiarazione del valore dei beni.

Le autorità doganali richiedono spesso agli importatori e agli esportatori di mantenere la documentazione per una durata specifica, una responsabilità che gli spedizionieri hanno nei confronti dei clienti.

Le licenze di importazione o di esportazione sono obbligatorie per alcuni prodotti e gli spedizionieri devono accertarsi che i loro clienti abbiano i permessi necessari ed evitino di trasportare articoli con limitazioni o proibiti.

La conformità comporta anche il rispetto di accordi di commercio locale e internazionale, pagamenti tempestivi di dazi e imposte, e totale collaborazione durante i controlli doganali. Compilare con precisione le dichiarazioni ed effettuare i pagamenti dei dazi con tempestività è cruciale al fine di evitare ritardi e sanzioni.

I costi elevati della non conformità

Il mancato rispetto delle normative che riguardano cittadini o organizzazioni di speciale designazione o entità bloccate può portare a gravi conseguenze per le aziende. Tali ripercussioni vanno ben oltre i problemi che si possono presentare nell’immediato come navi inserite nella lista nera, beni sequestrati o multe.

La mancata conformità può portare a sanzioni, a interruzioni delle supply chain, a ritardi, a clienti insoddisfatti e al rischio di perdere contratti. Le autorità governative possono anche decidere di revocare licenze o certificati.

Anche la reputazione di un’azienda può risentirne, causando la perdita di clienti e partner, pregiudicando il rinnovo di contratti esistenti o la sottoscrizione di nuovi. Nel peggiore dei casi, si può ricevere il divieto di operare nel mercato.

Data l’importanza delle sanzioni governative nel panorama globale odierno, investire in tecnologie che consentono l’automazione della conformità diventa essenziale per la movimentazione sicura ed efficiente dei prodotti oltre confine. La conformità normativa non è più soltanto un’opzione ma è fondamentale per avere risultati sostenibili e sul lungo termine.

Come gli spedizionieri possono gestire attivamente i rischi

Con una miriade di potenziali conseguenze, avere un programma di conformità alle sanzioni che dia la priorità a un approccio basato sui rischi potrebbe sembrare un compito molto arduo.

Tuttavia, implementare controlli regolari è un buon inizio per mettere in atto una strategia completa. Tali verifiche hanno diversi scopi fondamentali, tra cui la valutazione dell’efficienza di processi esistenti, l’individuare possibili violazioni o errori sistematici all’interno di un’azienda e il garantire il continuo allineamento con le linee guida dell’OFAC in rapida evoluzione.

E le verifiche iniziano con la raccolta dei dati da parte delle aziende, tra cui quelli operativi, le licenze e i documenti doganali. Tali dati verranno poi revisionati e analizzati per stabilire il rispetto dei requisiti normativi e le aree in cui la conformità è carente.

In base a quanto osservato e agli input da parte degli amministratori, si finalizzerà un report. Per le aziende con una forte cultura della conformità, tali report, dati e documenti a supporto sono facilmente consultabili.

Stabilire una piattaforma centralizzata che consenta di tracciare e documentare il processo di conformità, i punti decisionali critici, le parti responsabili e i marcatori temporali diventa fondamentale per essere preparati in caso di verifiche esterne.

Un buon esempio è il caso OFAC del 2020 che ha coinvolto un’azienda di spedizioni internazionali che ha svelato numerose violazioni dopo una revisione di conformità interna. Il risultato del caso è stato influenzato in modo significativo da fattori attenuanti presi in considerazione dall’OFAC, tra cui la capacità di presentare documentazione a supporto chiara, concisa e ben organizzata. Ciò ha giocato un ruolo determinante nella riduzione della sanzione pecuniaria da 4,5 a 1,125 milioni di dollari.

Ultimamente, le aziende che investono in tecnologie moderne in grado di automatizzare e allinearsi ai requisiti normativi si troveranno in una posizione di vantaggio e di maggiore efficienza operativa in un panorama normativo sempre più complesso.