L’azienda britannica XPand Logistics fornisce servizi di spedizione e logistica su misura, in tutto il mondo.
In qualità di fornitore di servizi per la logistica di piccole dimensioni, XPand si differenzia per la sua attenzione al servizio clienti e fornisce servizi logistici rapidi, efficienti ed economici per clienti e spedizioni di ogni dimensione e per diverse modalità di trasporto.
Fondata nel 2000, nel 2017 il team di XPand aveva capito di dover modernizzare le proprie operazioni per soddisfare le aspettative dei clienti in termini di maggiore visibilità e responsabilità. La digitalizzazione è stato un elemento fondamentale quando XPand ha deciso di sostituire i suoi tre sistemi centralizzando tutte le operazioni su CargoWise, eliminando così i processi manuali, riducendo il numero di email e fornendo ai clienti la visibilità necessaria.
Una piattaforma centralizzata per un approccio basato sui dati
Nigel Clark, Direttore operativo di XPand Logistics, spiega come le capacità di integrazione di CargoWise siano state fondamentali per passare a un approccio basato sui dati al fine di migliorare i servizi forniti.
“Prima di CargoWise, adottavamo un approccio molto frammentato con sistemi diversi per le operazioni, la dogana e la contabilità. Questo rendeva difficile estrarre i dati e poter avere una visione chiara dell’azienda sia per noi sia per i nostri clienti. Molti dei processi erano manuali e non utilizzavamo documenti digitali. Ora ci avvaliamo di CargoWise per tutto: spedizioni, magazzini, attività 3PL, contabilità e vendite. Passare a una piattaforma centralizzata ha portato enormi vantaggi in termini di integrazione, automazione e produttività”.
Nigel spiega che grazie al cloud, hanno ottenuto ulteriori vantaggi in termini di capacità digitale e sicurezza: “Prima di CargoWise utilizzavamo server fisici per fare il backup. Ora che ci siamo spostati su cloud, non abbiamo il problema di perdere dati in caso di malfunzionamento del server”.
Secondo Chris Pye, Responsabile delle strategie informatiche di XPand, adottare un approccio basato sui dati è essenziale nel settore logistico. “L’utilizzo strategico dei dati ci consente di competere con aziende di grandi dimensioni. I nostri clienti desiderano avere una visibilità sempre maggiore delle spedizioni, del magazzino e delle giacenze. E CargoWise è un sistema centralizzato che consente loro di visualizzare tali dati lungo tutta la supply chain.
La funzione di automatizzazione dei container di CargoWise consente di registrare un job in corrispondenza di un container e di impostare le tappe fondamentali che il vettore aggiornerà automaticamente, in modo da tracciarle e informare il cliente in caso di modifiche.
Passare a CargoWise ha anche permesso di semplificare il modo in cui XPand interagisce con i nostri agenti internazionali. Usare l’eHub per assumere un agente che usa CargoWise è molto semplice. Una volta impostati i workflow, è possibile inserire un codice e il gioco è fatto! Pertanto, quando inviamo una spedizione al nostro partner, quest’ultimo non dovrà inserire manualmente nessun dato e, allo stesso modo, una volta che la spedizione ha oltrepassato la frontiera, le informazioni verranno trasmesse a noi che, a nostra volta, le invieremo al cliente. Si tratta di un procedimento davvero molto semplice e funzionale”.
Chris sostiene che hanno implementato il CRM integrato in tutta l'azienda, il che significa che ora utilizzano CargoWise dall'inizio alla fine: dalle richieste, alla conversione in opportunità, ai preventivi, alle spedizioni e quindi alla fatturazione e alla contabilità.
Mark Reid, Direttore della filiale di Manchester, sottolinea i vantaggi operativi dell’utilizzo di un sistema unico. “Poiché è in grado di gestire tutti i processi, dal preventivo alla consegna finale, possiamo monitorare la conversione dei preventivi, la conversione delle spedizioni e la redditività in modo da avere una visione completa delle operazioni”.
Approccio incentrato sul cliente
Non dover più inserire manualmente i dati consente inoltre agli Account Manager di XPand di concentrarsi sul miglioramento dei servizi per i clienti.
“CargoWise ha modernizzato le nostre procedure”, afferma Dan McNab, Account Manager di XPand da 11 anni. “Il sistema e i processi precedenti erano per lo più manuali o via email, il che significa che non eravamo in grado di fornire la tracciabilità online e la visibilità dei tempi di consegna e delle giacenze globali, informazioni che i nostri clienti richiedevano sempre di più. Ora, consolidando i nostri sistemi di magazzino, spedizione e contabilità in un unico sistema, i clienti possono tracciare e visualizzare online le loro spedizioni ogni volta che lo desiderano, esportare i dati e utilizzarli per prendere decisioni consapevoli. Questo consente di risparmiare tempo e ridurre notevolmente lo scambio di email”.
L’automazione favorisce produttività ed efficienza
La centralizzazione dei dati ha permesso a XPand di implementare diverse automazioni che non solo sono più efficienti, ma migliorano anche in modo significativo la tracciabilità delle spedizioni, compresi gli aggiornamenti delle tappe intermedie, le dichiarazioni doganali e i processi di magazzino.
Chris spiega che alcuni dei principali vantaggi ottenuti grazie all'automazione riguardano il magazzino, grazie al sistema di gestione del magazzino (WMS) di CargoWise, che XPand utilizza combinando i moduli Magazzino prodotti, Magazzino di transito e Magazzino doganale per supportare le diverse esigenze dei clienti.
“I clienti dell'eCommerce richiedono che i pallet siano suddivisi per merci e imballati per le consegne alle persone fisiche, mentre nel caso di clienti 3PL, quali le società di ingegneria che ricevono ordini di prodotti di grandi dimensioni come acciaio e alluminio, non hanno bisogno di suddividere le giacenze in singole unità.
Abbiamo ridotto drasticamente il tempo di consegna degli ordini. Uno degli strumenti che ci ha permesso di fare ciò sono gli scanner di magazzino che hanno velocizzato il processo di prelievo e imballaggio. Quando sono entrato in azienda, non c’era un sistema di magazzino. Facevamo cento ordini all’anno. Ora, invece, ne facciamo circa due mila al mese grazie a CargoWise. Questo la dice lunga su quanto ci abbia permesso di espanderci.
Per non parlare dell'integrazione con i sistemi di eCommerce dei clienti, come Shopify, Cin7 e altri sistemi di gestione delle scorte, che consentono l'automazione delle operazioni di magazzino e della tracciabilità.
Nel 2020 XPand ha lanciato il suo servizio di intermediazione doganale, in concomitanza con le nuove procedure doganali per tutte le importazioni ed esportazioni da e verso l'Unione Europea dovute alla BREXIT. CargoWise consente di gestire le dichiarazioni elettroniche automatizzate nel portale doganale, in modo da garantire la piena trasparenza dell'intero processo di spedizione. I clienti possono scegliere di utilizzare il portale di XPand come soluzione completa o di integrarlo con i propri sistemi di spedizione e monitoraggio.
Dan sostiene che l'intermediazione doganale con CargoWise fa risparmiare molto tempo. “In precedenza utilizzavamo una piattaforma separata e ci ritrovavamo spesso con moltissimi dati doppi. Ora, grazie a CargoWise, i dati di ogni spedizione vengono inseriti nel file dell’agente, in modo che sia necessario compilare solo due schede contenenti informazioni aggiuntive”.
Mark sostiene che la transizione del Regno Unito dal sistema CHIEF (Customs Handling of Import and Export Freight) al nuovo CDS (Customs Declaration Service) è stata semplice perché le modifiche erano già state aggiornate in CargoWise.
“Abbiamo un deposito per la custodia temporanea a Manchester. In questo modo possiamo portare merci non sdoganate nel magazzino, sdoganarle e poi spedirle per la consegna. Si tratta di passaggi obbligatori per non incorrere in sanzioni e il modulo Magazzino doganale di CargoWise ci consente di fare ciò”, spiega Mark.
Neo è il futuro
L'obiettivo di XPand è quello di fornire servizi eccezionali e soluzioni logistiche all'avanguardia ai propri clienti, per questo l'azienda sta testando CargoWise Neo, un centro di comando completo progettato per aumentare la visibilità dei clienti all’interno della supply chain.
“Desideriamo essere trasparenti con i nostri clienti e Neo, l'interfaccia utente modernizzata di CargoWise, consentirà di monitorare i KPI delle nostre operazioni, come le date di partenza in tempo reale e una reportistica automatizzata. Non è altro che un ulteriore modo in cui possiamo usare la tecnologia per differenziarci attraverso i servizi che forniamo”, afferma Dan.