物流的發展史可以說也是自動化的發展史。從蒸汽機車到堆高機，再到現今的揀選及包裝機器人，科技的演變已在產業發展扮演重要角色。
雖然已有加速和優先考慮資料輸入自動化的先例，但一些物流公司尚未採取行動，這可能會讓他們付出高昂的代價。
慧諮環球全球業務拓展分析師 Darren Matthews 表示：「依賴紙本文件和手動輸入流程既耗時又昂貴，尤其是在疫情封鎖期間，或是管理高時效要求的貨物運輸之時。」
「由於整個產業發生了持續性的大震盪，數位轉型的實施已是企業從上至下的第一要務。現在確實是嘗試消除過時的手動流程，並替換為能夠促進創新蓬勃發展的技術和自動化的理想時機。」
手動流程的困擾
物流供應商必須管理大量毫無關聯的非數位化資料，從掃描的提單到發票、空運提單等等。
就如同所有勞力密集型工作一樣，對於持續依賴手動資料輸入的公司而言，風險是存在的，這往往會導致重作、重覆操作，甚至可能因未遵守合規要求而受到處罰。
「許多人認為，資料輸入錯誤是物流企業所犯最昂貴的錯誤之一。」Matthews 表示。「這是因為出錯的機會太大，尤其是在面對語言、法律和本土化差異之時。」
但問題不只在於出錯的風險。Matthews 認為，手動流程也使供應商缺乏完整可靠的資訊，因此難以擴大營運規模。
「紙本文件分散儲存在各個辦公室，必須一一翻找才能找到所需資料，不但耗時又會增加潛在花費。再加上物流供應商需要進行大量交易，這就帶來了諸多難以解決的挑戰。」
手動輸入的效率問題
慧諮環球的航空公司連接經理 Scott McCorquodale ，回想過去手動填寫空運提單，然後將其轉錄到電腦系統的那段日子，他很慶幸那些已成過去。
「航空貨運業一直使用紙本文件，這導致效率低落的問題。近年來，情況完全不同了，現在許多航空公司都堅定地將數位轉型視為優先事項。」
McCorquodale 認為，許多航空公司正促使貨運代理完全放棄手動流程，改為在航空公司網站、產業入口網站，抑或是透過貨代操作系統（如 CargoWise）， 進行航空貨運的電子訂艙 。
「對於拒絕改採電子訂艙的貨代而言，需要考慮的一件事是，一些航空公司現在將對手動訂艙收取額外費用。」McCorquodale 說。「但不可否認的是，目前這種依賴電話和電子郵件等傳統通訊方式的訂艙流程，明顯效率低下，貨代若不改採電子訂艙，就將面臨被淘汰的風險。」
手動流程效率低落
慧諮環球物流數據和海運連接區域副總裁 Ashley Skaanild 也持相同觀點，他表示，雖然技術可能非常強大，但物流供應商務必提防使用太多不同的系統，或更糟的是，不安全的系統。
他表示，雖然一些規模較小的公司已推出滿足特定客戶需求的數位化產品，但通常只侷限在供應鏈的某些部分。結果導致發貨人、承運人或貨代必須將多種解決方案拼湊一起使用，不僅成本高昂，且可能帶來極大風險。
舉例來說： 在不同系統和操作員之間手動輸入及傳輸資料非常耗時，且每次重新輸入資料都會增加出錯的可能性。此外，在整個公司內保持工作可見性幾乎是不可能的，這會導致工作重覆處理，可能影響客戶滿意度。
「很顯然，如果採用的是多個系統，而不是將數據輸入到一個 端到端的物流平台 上，無礙地與數個運輸業者進行資訊傳輸，則出錯機率和網路風險將大為增加。」他說。
科技提高資料輸入速度
不可否認，將貨物從一地運送到另一地所需傳送的資料，不僅非常龐大且極為複雜。因此，物流業見證了機器學習和自然語言技術的興起，目的是將整個供應鏈中的流程自動化。
Matthews 表示， 我們深度整合的全球物流平台 CargoWise 的應用技術，正在幫助企業轉向更自動化、無紙化和高效率的環境。
「我們所做的基本上是消除大量繁瑣且易出錯的數據輸入流程，降低人力投入以提高效率。」
「重要的是，一旦數據進入系統中，我們就能增加相關性和搜尋模式，也可以進行異常和工作流程管理，幫助我們的客戶找到並專注於他們所需的資訊，減少不必要的干擾。」他說。
McCorquodale 相信，正是這些智慧自動化，以及各供應商之間經過清理、匯總和標準化的數據，使貨代業者得以做出迅速的反應和即時的決策。
「特別是在航空貨運，多年來，產業協會，尤其是國際航空運輸協會（IATA）一直在努力推動這些改革。事實上，CargoWise 等許多物流平台已經在支持這些數位化措施，並根據新計畫進行改革，例如 IATA 的 ONE Record 計畫。」
回顧過去，展望未來轉型
要改變人們「一直習慣使用」的系統，總是會遇到阻力。對於資料輸入的改革也是如此。
然而，手動資料輸入既耗時又昂貴。 還需要大量資源來維持高標準的準確性。對於每日的文件處理量愈來愈大的貨代而言，很快就會讓出錯的代價無法負擔。
「資料輸入自動化可以讓作業變得更快，品質同時也能提升。」Matthews 總結道。
「他們將受益於每週七天且全天候的速度提升和準確率提高，這樣他們的員工就能專注在價值更高的任務上。而最終，這也是為他們真正長期的成功，奠立基礎的一貫性作法。」
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