Cumplimiento de requisitos de facturación electrónica: cuatro elementos que hay que conocer

En la actualidad, no existe un abordaje único y directo a nivel internacional para el cumplimiento de facturas electrónicas, y la adopción del proceso de facturación electrónica varía mucho en cada país. Por ejemplo, algunos países permiten el uso de EDI para el intercambio de datos mientras que otros requieren firmas digitales. De hecho, incluso el período de tiempo para archivar y almacenar facturas digitales a menudo varía mucho.

Para los proveedores de servicios de logística, esto se traduce en el riesgo de estar en incumplimiento a menos que conozcan las leyes y regulaciones de cada país en el que operan. No solo eso, también es posible incurrir en costos altos de tecnología informática para configurar, gestionar y mantener los requisitos específicos de cumplimiento de factura electrónica para cada país por separado. 

Como resultado de estas complejidades, los proveedores de servicios de logística que quieran implementar procesos de facturación electrónica para cumplir con las estipulaciones locales deberían mirar más allá de la digitalización básica de sus requisitos legales y tributarios.

De esta manera, deben evaluar el valor de automatizar lo más posible el proceso total de facturación mediante un sistema integrado de facturación electrónica especialmente desarrollado para las necesidades únicas de las empresas internacionales de logística.

Cómo asegurarse de que la facturación electrónica cumple con la normativa

Muchos países están adoptando cada vez más nuevas regulaciones y leyes que definen cómo deben intercambiarse facturas electrónicas entre partes. Esto abarca regulaciones sobre el formato de las facturas electrónicas, guías sobre intercambios directos o sobre intercambios a través del organismo fiscal local y los diferentes requisitos para archivar, incluyendo el período de almacenamiento, la ubicación del archivo y su formato.

Si bien todos los países tienen sus particularidades respecto de los requerimientos legales y fiscales, existen elementos fundamentales que los proveedores de servicios de logística deberían tener en cuenta a la hora de abordar el cumplimiento de facturas:

1. Autenticidad

Es importante asegurarse de que sea el emisor de la factura electrónica quien efectivamente la envía. Es posible asegurarse la autenticidad mediante el uso de firmas electrónicas o el intercambio de facturas electrónicas a través de EDI.

2. Seguridad

El contenido del mensaje debe mantenerse seguro y sin modificaciones desde el origen hasta el destino. Los requerimientos de tecnología informática, como las firmas electrónicas o EDI, pueden ayudar en este proceso.

3. Legibilidad

Las facturas electrónicas deben generarse en un formato con estructura (XML, UBL, etc.) de acuerdo con las estipulaciones legales vigentes, con el requisito de que todos los documentos electrónicos válidos se mantengan legibles tanto en su formato con estructura como de lectura.

4. Almacenamiento

Las facturas electrónicas deben archivarse y ponerse a disposición para auditorías e inspecciones fiscales durante un período de tiempo determinado por cada país. La ubicación del almacenamiento también puede estar determinada por ley, lo que restringe potencialmente el archivo de documentos fuera del país de origen.

Operar en varios países significa cumplir con muchas normas y procedimientos diferentes. Es vital contar con las herramientas correctas para sortear estas dificultades.

La solución integrada de facturación de CargoWise le puede ayudar a asegurarse el cumplimiento de los complejos requisitos locales, lo que le otorga la confianza de saber que está cumpliendo con las leyes y regulaciones tributarias, sin importar dónde esté operando.

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