現在のところ、電子インボイスの導入プロセスは国ごとに大きく異なっており、電子インボイスの世界的なコンプライアンス実現に取り組む簡単なアプローチは1つも存在していません。例えば、データ交換にEDI（電子データ交換）の使用を義務付けている国もあれば、電子署名を必要とする国もあります。それどころか、電子インボイスをアーカイブして保存する必要がある期間さえも、国によって大きく違っています。
つまり、物流サービスプロバイダーにとっては、事業を展開するすべての国の法律や規制に精通していない限り、コンプライアンス違反のリスクを負うことになりかねません。さらに、国ごとに個別の電子インボイスのコンプライアンス要件を設定、管理、そして維持するためには多大なITコストが発生する可能性もあります。
こうした複雑な要因から、電子インボイス・プロセスを導入して現地の要件に準拠することを計画している物流サービスプロバイダーは、法律および税務上必要である基本的なデジタル化以上のことを検討することでしょう。
しかしそれよりも、グローバル物流企業独特なニーズに合わせて特別に構築された統合型の電子インボイスシステムを使用することで、請求プロセス全体を可能な限り自動化することの重要性を考慮する必要があります。
電子インボイスのコンプライアンスを確保する方法
多くの国では、関係者間で電子インボイスを交換する方法を定義する新しい規制や法律の導入が進んでいます。これには、電子インボイスの形式に関する管理、直接交換または現地の税務当局を介した交換に関するガイドライン、そして保管期間、アーカイブ場所、アーカイブ形式などのアーカイブに関するさまざまな要件が含まれます。
まったく同じ法律および税務上の要件を共有する国はありませんが、物流サービスプロバイダーがインボイスのコンプライアンスに取り組む際に考慮する必要のある基本的な要素のいくつかを以下に挙げます。
1. 真正性
電子インボイスが当該インボイス発行者から本当に送信されたものであることを確認することが重要です。電子署名を適用したり、EDIを介して電子インボイスを交換したりすることで、法的に真正性を確保できます。
2. セキュリティ
メッセージの内容が保護され続け、送信元から送信先まで変更されない必要があります。電子署名またはEDIのようなIT要件がこのプロセスに役立ちます。
3. 可読性
電子インボイスは、現地政府の規定に従って構造化されたファイル形式（XML、UBLなど）で生成される必要があり、すべての有効な電子文書が構造化されたファイル形式および可読形式の両方で機械判読可能な状態であることが要件となります。
4. 保管
電子インボイスはアーカイブし、国ごとに特定の期間、監査や税務調査に利用できるようにする必要があります。保管場所も義務付けられる場合があり、インボイス発行者の国以外での文書のアーカイブが制限される可能性もあります。
複数の国で事業を展開するということは、多くの異なる規則やプロセスに従うことを意味します。これらの難題を乗り越えるための適切なツールを持つことが重要です。
CargoWiseの統合型インボイスソリューションを使用すれば、現地の複雑な要件を確実に満たすことができ、事業を展開している国を問わず、税務規則や規制を遵守しているという安心感が得られます。
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