Conformité de la e-Facturation : quatre points à savoir

À ce jour, il n’existe pas d’approche unique ou directe concernant la conformité de la facturation électronique à l’échelle mondiale, le processus d’adoption de la e-Facturation variant considérablement d’un pays à l’autre. Par exemple, certains pays obligent à utiliser un EDI pour les échanges de données, tandis que d’autres exigent des signatures électroniques. En outre, même la durée pendant laquelle les factures électroniques doivent être archivées et stockées est souvent très différente.

Pour les prestataires de services logistiques, cela signifie que vous courez un risque de non-conformité, à moins que vous ne connaissiez les lois et les réglementations de chaque pays dans lequel vous opérez. De plus, la mise en place, la gestion et le maintien des exigences de conformité en matière de e-Facturation pour chaque pays peuvent entraîner des coûts informatiques importants. 

En raison de cette complexité, les prestataires de services logistiques qui prévoient de mettre en œuvre des processus de facturation électronique pour se conformer aux exigences locales doivent aller au-delà de la simple digitalisation de leurs exigences juridiques et fiscales.

Au lieu de cela, ils doivent plutôt considérer l’intérêt de rendre l’ensemble de leur processus de facturation aussi automatisé que possible via un système de e-Facturation intégré, conçu spécifiquement pour répondre aux besoins des entreprises logistiques internationales.

Comment garantir la conformité de votre e-Facturation ?

De nombreux pays introduisent de plus en plus de nouvelles réglementations et lois qui déterminent comment la facturation électronique doit être échangée entre les parties. Celles-ci impliquent notamment des contrôles sur le format des factures électroniques, des directives concernant l’échange direct ou par l’intermédiaire de l’autorité fiscale locale, et des exigences variables en matière d’archivage, comme la période de stockage, le lieu et le format.

Bien qu’aucun pays ne partage exactement les mêmes exigences juridiques et fiscales, il existe certains éléments fondamentaux que les prestataires de services logistiques doivent prendre en compte lorsqu’ils abordent la conformité de leurs factures :

1. Authenticité

Il est important de s’assurer que les factures électroniques sont bien envoyées par l’émetteur de la facture. L’application des signatures électroniques ou l’échange de factures électroniques via EDI permettent d’en garantir légalement l’authenticité.

2. Sécurité

Le contenu du message doit rester sécurisé et inchangé de l’origine à la destination. Les exigences informatiques, telles que les signatures électroniques ou EDI peuvent faciliter ce processus.

3. Lisibilité

Les factures électroniques doivent être générées dans un format structuré (XML, UBL etc.) conformément aux mandats des autorités locales, avec l’exigence que tous les documents électroniques valides restent lisibles à la fois dans leur format structuré et lisible.

4. Stockage

Les factures électroniques doivent être archivées et mises à disposition pour l’audit ainsi que le contrôle fiscal pendant la durée déterminée par le pays. Le lieu de stockage peut également être imposé, ce qui peut limiter l’archivage des documents en dehors du pays d’origine.

Opérer dans plusieurs pays implique de se conformer à de nombreuses règles et procédures différentes. Avoir les bons outils pour surmonter ces difficultés est primordial.

La solution de facturation intégrée de CargoWise peut vous aider à répondre aux exigences locales complexes, en vous donnant l’assurance de respecter les règles et réglementations fiscales, quel que soit l’endroit où vous opérez.

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