Oggi, non esiste un approccio unico e chiaro a livello globale per la fatturazione elettronica, che infatti viene gestita in maniera molto diversa da Paese a Paese. Ad esempio, alcuni Paesi richiedono l’uso obbligatorio di EDI per lo scambio di dati, mentre altri richiedono le firme elettroniche. Ci sono anche molte differenze in merito ai tempi di archiviazione richiesti per le fatture elettroniche.
Per i fornitori di servizi logistici, ciò significa correre il rischio di non rispettare la normativa, a meno di non conoscere le leggi e i regolamenti di tutti i Paesi in cui si opera. Inoltre, si potrebbero dover sostenere importanti costi informatici per la configurazione, la gestione e la manutenzione dei requisiti normativi di ciascun Paese.
Per ovviare a tali difficoltà, i fornitori di servizi logistici che stanno pianificando di implementare processi di eInvoicing al fine di rispettare i requisiti locali dovrebbero andare oltre la digitalizzazione delle operazioni legali e fiscali.
Dovrebbero invece considerare il valore di automatizzare quanto più possibile i processi di fatturazione tramite un sistema integrato di eInvoicing, costruito specificamente per le esigenze uniche delle aziende di logistica globale.
Come accertarsi che il proprio sistema di fatturazione elettronica sia a norma
Molti Paesi stanno introducendo sempre più spesso nuove norme e leggi che definiscono come debba avvenire lo scambio di fatture elettroniche tra soggetti. Ciò include i controlli del formato delle fatture elettroniche, le linee guida sullo scambio diretto o tramite l’autorità fiscale locale, e i vari requisiti di archiviazione, come le tempistiche, il luogo e il formato.
Sebbene ogni Paese abbia i propri requisiti legali e fiscali, ci sono degli aspetti fondamentali che i fornitori di servizi logistici dovrebbero prendere in considerazione al fine di rispettare la normativa vigente in materia di fatturazione elettronica.
1. Autenticità
È importante accertarsi che le fatture elettroniche siano efettivamente inviate da chi le ha emesse. È possibile garantirne l’autenticità tramite l’applicazione di firme elettroniche o lo scambio tramite EDI.
2. Sicurezza
Il contenuto del messaggio deve rimanere riservato e invariato dall’origine alla destinazione. Requisiti informatici, quali firme elettroniche o EDI, possono essere d’aiuto in tal senso.
3. Leggibilità
Le fatture elettroniche devono essere generate in un formato strutturato (XML, UBL, eccetera) in base a quanto richiesto dai governi locali. Tutti i documenti elettronici validi devono inoltre essere chiari sia nel formato strutturato che in quello leggibile.
4. Archiviazione
Le fatture elettroniche devono essere archiviate e rese disponibili per eventuali verifiche fiscali per periodi di tempo diversi in ogni Paese. Anche il luogo di archiviazione potrebbe essere imposto dal governo, con limitazioni riguardanti l’archiviazione dei documenti al di fuori del Paese di origine.
Se si opera in più Paesi, è necessario rispettare regole e procedure diverse. Pertanto, diventa fondamentale disporre degli strumenti giusti per poter gestire tali difficoltà.
La soluzione integrata per la fatturazione di CargoWise garantisce il rispetto di complesse normative locali e fiscali, a prescindere dal luogo in cui operi.
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