Conformidade com faturamento eletrônico: quatro coisas que você precisa saber

Atualmente, não existe uma abordagem única e direta para cumprir com os requisitos de faturamento eletrônico em âmbito mundial, sendo que o processo de adoção de faturas eletrônicas varia muito de país para país. Por exemplo, alguns países exigem o uso de EDI para o intercâmbio de dados, ao passo que outros requerem assinaturas eletrônicas. De fato, mesmo o tempo durante o qual as faturas eletrônicas têm de ser arquivadas e armazenadas é quase sempre muito diferente.

Para os prestadores de serviços de logística, existe o risco de descumprir as normas, a menos que estejam familiarizados com as leis e os regulamentos de todos os países em que operam. Além disso, podem também incorrer em custos de TI significativos para criar, gerenciar e manter atualizados os diferentes requisitos de conformidade de faturamento eletrônico de cada país. 

A consequência dessa complexidade é que os prestadores de serviços de logística que planeiam implementar processos de faturamento eletrônico, para cumprir com as exigências locais, devem tentar ir além da digitalização básica de requisitos legais e fiscais.

Em vez disso, devem considerar o benefício de tornar todo o processo de faturamento o mais automatizado possível, através de um sistema integrado de faturamento eletrônico, desenvolvido especialmente para as necessidades exclusivas de empresas internacionais de logística.

Como garantir a conformidade com o faturamento eletrônico

Muitos países estão sempre implementando novas regulamentações e leis que estabelecem como deve ser feito o intercâmbio de faturas eletrônicas entre as partes envolvidas. Isso inclui controles dos formatos das faturas eletrônicas, diretrizes relativas ao intercâmbio direto ou via um órgão fiscal local e diferentes requisitos de arquivamento, inclusive tempo, local e formato de armazenamento.

Embora os países não tenham as mesmas exigências legais e fiscais, existem alguns elementos básicos que os prestadores de serviços logísticos devem considerar para cumprir com os requisitos de faturas:

1. Autenticidade

É importante assegurar que as faturas eletrônicas sejam realmente enviadas pelo emitente. A autenticidade pode ser legalmente garantida por meio de assinaturas eletrônicas ou de intercâmbio de faturas eletrônicas via EDI.

2. Segurança

O conteúdo da mensagem deve permanecer protegido e inalterado, da origem ao destino. Requisitos de TI, como assinaturas eletrônicas ou EDI, podem ajudar nesse processo.

3. Legibilidade

As faturas eletrônicas devem ser geradas em um formato estruturado (XML, UBL etc.), de acordo com as exigências do governo local, e todos os documentos eletrônicos válidos devem ser legíveis tanto no formato estruturado como no formato legível.

4. Armazenagem

Faturas eletrônicas devem ser arquivadas e disponibilizadas para auditoria e inspeção fiscal por um período de tempo individual para cada país. O local de armazenagem também pode ser determinado por lei, restringindo potencialmente o arquivo de documentos fora do país de origem.

Atuar em diversos países significa cumprir com as exigências de uma série de normas e processos diferentes. É fundamental dispor das ferramentas corretas para enfrentar essas dificuldades.

A solução de faturamento integrado do CargoWise ajuda a garantir que as complexas exigências locais sejam atendidas, para que você tenha a tranquilidade de saber que cumpre com as regras e os regulamentos fiscais, não importa onde atue.

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