Produtividade liberada: agilizando o ciclo que vai da fatura à cobrança

Pensando em aumentar a produtividade para ir além das expectativas dos clientes e também dos concorrentes?   

Estamos dando início a uma nova série que destaca algumas das muitas maneiras pelas quais a tecnologia pode ajudar você a otimizar as operações de logística, agora e no futuro.   

Conversamos com Imraan Khan, gerente de portfólio de produtos da poderosa solução financeira no CargoWise. Imraan lidera uma equipe internacional que desenvolve uma tecnologia inovadora no setor para automatizar e aprimorar os recursos financeiros dos clientes, tudo a partir de uma única plataforma de operações logísticas.   

Da diminuição de atrasos em pagamentos à melhoria na cobrança de faturas, Imraan conta por que acha que um mecanismo de faturamento e cobrança completamente integrado é um dos segredos para o sucesso da cadeia logística em 2022.   

Imraan, vamos começar com pagamentos atrasados. Eles continuam sendo um grande problema para o setor, mas às vezes se devem simplesmente a entraves administrativos ou de conformidade normativa que poderiam ser evitados. O que acontece?  

Empresas de logística, como a maioria das outras, se preocupam muito em diminuir o volume e a complexidade de pagamentos em atraso.  E como você disse, existem muitos fatores que podem influenciar esse processo e, no final, levar a uma experiência de faturamento inconsistente e imprecisa para os clientes.   

Quando se trata de pagamentos em atraso, eu recomendo que as lideranças logísticas se questionem sobre o seguinte.

Em primeiro lugar, a equipe financeira consegue receber os pagamentos corretamente, de forma que possa identificar o que o cliente está pagando? Os clientes podem fornecer todos os tipos de referências para identificar as faturas que estejam pagando e, é claro, o sistema de registro que mantém todas essas referências é a própria plataforma operacional.  

Em segundo lugar, será que a equipe de cobrança tem certeza de que a fatura está certa? E os responsáveis conseguem responder às perguntas dos clientes na hora e garantir o pagamento mais rapidamente?

Em muitos casos, pode ser preciso esperar que a equipe operacional forneça as informações solicitadas pelo cliente, porque a equipe financeira não tem acesso aos dados disponíveis em outros sistemas. 

Tem tudo para dar errado, e é por isso que acho muito vantajoso ter uma abordagem de integração entre sistemas operacionais e financeiros.   
  

Seu ponto de vista reflete o que muitos de nossos clientes nos dizem. Mais especificamente, que é muito importante ter a situação da fatura visível tanto para o operacional quanto para o financeiro. Você pode explicar o porquê?  

Sei que a equipe falou recentemente com Sushil Gupta, presidente do grupo Atlas Shipping, que é cliente nosso e cuja empresa é um dos maiores agentes de carga da Índia.   

Durante a conversa, Sushil deu detalhes sobre como o fato de ter uma única plataforma de operações logísticas ajudou a agilizar o processo de faturamento de ponta a ponta, permitindo que a empresa enviasse faturas precisas e no prazo, sem necessidade de intervenção manual. Na verdade, ele até chamou a solução financeira no CargoWise de “espinha dorsal das operações”, o que, apesar de eu ser suspeito para falar, é um ótimo reflexo da profundidade e amplitude da funcionalidade que oferecemos.   

Pensando bem, como duas equipes são responsáveis por emitir e cobrar as faturas, o uso de sistemas diferentes dificulta o gerenciamento das cobranças, porque todas as informações relevantes não estão disponíveis para a equipe de contas a receber.   

Por exemplo, no momento de cobrar uma fatura por telefone, a pessoa responsável pela cobrança pode ser questionada sobre os valores pelo cliente.   

Se os dois sistemas não estiverem interligados, a melhor resposta que ela pode dar é que vai investigar a fundo e voltar a entrar em contato. Em um sistema único, a equipe de cobrança tem uma chance muito maior de atender o cliente e garantir imediatamente o pagamento.   

A funcionalidade integrada de controle de crédito por meio de uma plataforma única também pode ser muito potente quando se trata de trabalhar com clientes que tenham problemas de crédito.  Se o seu cliente tiver um problema de crédito, um sistema único permitirá que você decida rapidamente se deve prosseguir com o trabalho e solicitar o pagamento ao cliente.  

Dois sistemas desconectados tornam isso muito mais difícil, porque você não consegue avaliar se o problema é de pagamento ou simplesmente do aumento dos negócios que esse cliente está trazendo.  

Na verdade, às vezes, quando você percebe que existe um problema, o cliente ou já ultrapassou o limite de crédito, ou levou o negócio para outro lugar devido à sua lentidão na tomada de decisão. Sistemas únicos, com dados de fácil alcance, agilizam esses processos tão importantes.   

O fluxo de caixa é fundamental para as empresas de logística, mas se tornou ainda mais imprevisível devido à pandemia. Como as equipes financeiras podem usar a tecnologia para abandonar os processos manuais ultrapassados e obter mais controle dos demonstrativos de fluxo de caixa?  

Uma empresa sólida requer um fluxo de caixa positivo para continuar crescendo, o que, por sua vez, exige um monitoramento rigoroso de cada estágio do desenvolvimento do negócio. É algo que pode incluir o foco em capital de giro ou gestão de liquidez, como parte da análise de caixa de curto prazo, ou avaliação de longo prazo para planos de crescimento futuro.  

Por exemplo, uma previsão precisa e de longo prazo, baseada no histórico de dados integrados sobre volume operacional, faturamento e pagamentos, pode servir como guia para os próximos investimentos, quais áreas da empresa podem ser ampliadas e, talvez, para algo que esteja precisando de mais atenção.  

O uso de um sistema financeiro externo de terceiros pode tornar os dados inacessíveis, aumentando a pressão para gerar relatórios sob demanda, e as soluções manuais geralmente levam a processos ineficientes e passíveis de erro na hora de gerar os relatórios.  

Tecnologias como CargoWise conferem a você a flexibilidade de configurar o fluxo de caixa e os relatórios relacionados para atender aos requisitos operacionais e financeiros da sua empresa.   

Considere, por exemplo, os recursos abrangentes de dados e relatórios do CargoWise. Eles não ajudam apenas a prever as receitas futuras, com base em um histórico de dados de operações e faturamento ou receita. Também fornecem informações sobre custos, que vão permitir estimar receitas e fluxos de caixa líquidos no futuro, incluindo custos indiretos e dados sobre as datas de pagamento.   

Ao usar dois sistemas separados, um analista precisaria combinar pelo menos dois conjuntos de dados diferentes para começar a responder à questão das previsões de fluxo de caixa futuro. Por outro lado, ter todos esses dados no CargoWise acelera o processo de análise e reduz o risco de dados incorretos.   

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