眾所皆知，物流業牽涉複雜的業務操作及龐大的供應商、分銷商和客戶網絡。因此，數位文件的使用也被認定比書面文件流程更有效率，也更安全。
遺憾的是，有些物流領導者礙於過時的觀念，對於文件數位化始終裹足不前，因此無法從中獲益。
該是破除迷思的時候了！五個常見的錯誤觀念，阻礙了物流領導者對文件數位化的接受度，讓我們在此一一破除：
1. 整合現有平台及系統極為困難。
幾十年以來，甚至幾百年來，對於管理提單、發票到信用狀這些堆積如山的書面文件，所建立的既有流程及系統已經根深蒂固，想要取代或改變似乎太過費時又吃力。
即使是積極接納數位系統的人員，在與其他數位化文件和流程進行整合時，也可能遭遇無法相容的問題。
然而，將新系統與現有系統整合，不僅可行，而且益處極大。只要投資在符合產業標準的數位系統，就能確保相容性及使用性，且在不影響正在進行的業務操作和工作流程的前提下，為您帶來更高效、準確度、可追溯性和可見性等各種優勢。
2. 數位文件容易造成資料外洩。
要支援複雜的物流流程，跨產業的極多數據必須能夠流動互通，因此，數據成為最具價值的資產之一。
另一個常見的錯誤觀念是，數位文件更容易受到網路惡意攻擊或因人為疏失，導致資料外洩。
事實上，如果實施完善的系統，透過加強內部控管、限制資料存取、透過審核追蹤偵測竄改，並以加密措施和健全的備份機制與災難復原流程，數位化能大幅提高資訊安全性。
所有文件在經過整合和數位化之後，能消除經由多重管道交換資料的需求，把可能的漏洞降至最低。您將能高枕無憂，因為知道您的資料受到充分保護，避免未經授權的使用、竄改和竊取。
3. 進行數位化所費不貲。
如果物流高層領導只重視數位文件軟體的配置、維護和支援的前期成本，那麼沿用書面流程乍看之下似乎是個具有成本效益的商業決定。但是這並沒有考量到長期的財務和營運效益，即長期的總擁有成本（TCO）。
事實上，隨著時間的推移，數位文件的採用可產生顯著的成本節約並提升效率。書面流程需要持續支付列印、儲存和檢索實體文件等相關費用，更不用說文件遺失或受損的風險承擔。
所有利益相關者，從現場操作人員到高層管理階層，都必須重新評估自己的預設觀念，將數位文件的實施視為對工作效率、資訊準確度和可見性的長期投資。
4. 人們偏好傳統的方式。
幾百年來，書面流程一向是我們賴以溝通、筆記、記錄的主要方式。
於是，企業和個人都習慣了紙張的觸感和視覺效果，並將其作為一種值得信賴和熟悉的媒介。
依賴過時的方法，可能會提供給客戶過時的服務，這將導致客戶不滿。在現今的數位化時代，客戶已習慣在私人生活、休閒和工作各方面使用數位化流程。因此，在與物流供應商互動時，如果無法獲得同等程度的便利性、速度和可見性，很可能讓他們感到失望。
要在現今不斷演化的全球市場中保持競爭力和靈活性，供應鏈上的各單位都必須採用新的作業方式。
5. 數位化的法律合規問題錯綜複雜。
盡管全球供應鏈具備相互連結關聯的本質，不同國家及政府機構對於實施數位化文件，仍然施加各自不同的法規和條例。這可能造成產業混亂，並阻礙數位化的推行。
舉例來說，有些國家在法律上不承認電子提單，或者需要特定的數位簽章或驗證方法。
可以理解的是，要追蹤多種法規架構的變化是一項艱巨的任務，這需要高度的警覺性和適應力，而大多數物流企業缺乏達成此任務所需的能力或專業知識。這更讓人覺得要將流程數位化並保持即時更新，是件過於艱難的任務。
所幸專門設計的解決方案可以提供一個集中式平台，用來安全儲存和共享文件，同時提供數位簽章的核實和驗證，確保符合當地法規。
在所有業務營運地區集中管理您的文件，使您的團隊能夠快速適應不斷變化的法規要求，同時提高資料交換的準確性和速度，從而減少重覆作業並簡化工作流程。
藉助 CargoWise 強大的數位文件功能，讓您具備最先進的技術，有效進行國際和跨境物流的有效管理。與我們聯繫
CargoWise 全球合作夥伴網絡可以幫助任何規模的客戶實施及設置 CargoWise，滿足您的業務需求。了解更多