Entfesselte Produktivität: Beschleunigen Sie den Prozess von der Rechnung bis zum Zahlungseingang

Möchten Sie Produktivitätssteigerungen erzielen, mit denen Sie den Erwartungen Ihrer Kunden und Ihrer Konkurrenten stets einen Schritt voraus sind?   

Wir starten eine neue Serie, in der wir einige der vielen Möglichkeiten aufzeigen, wie Technologie Ihnen bei der Optimierung Ihres Logistikbetriebs unter die Arme greifen kann – jetzt und in Zukunft.   

Wir haben uns mit Imraan Khan, Product Portfolio Manager unserer leistungsstarken Buchhaltungslösung von CargoWise zusammengesetzt. Imraan leitet ein globales Team, das branchenführende Technologien zur Automatisierung und Verbesserung der Buchhaltungsfunktionen auf einer einzigen Logistikplattform für unsere Kunden entwickelt. 

Imraan erklärt, warum die Minimierung von Zahlungsverzögerungen und verbesserte Zahlungseingänge mithilfe eines tief integrierten Fakturierungs- und Zahlungseingangssystems eines der Erfolgsgeheimnisse einer reibungslosen Lieferkette im Jahre 2022 ist.   

Imraan, fangen wir doch bei Zahlungsverzögerungen an. Diese sind nach wie vor ein großes Ärgernis für die Branche, sind aber manchmal einfach auf vermeidbare Compliance- oder Verwaltungsprobleme zurückzuführen. Wo liegt hier das Problem? 

Wie die meisten anderen Organisationen auch, sind Logistikunternehmen sehr darauf bedacht, das Volumen und die Komplexität von Zahlungsverzögerungen zu verringern.  Und wie Sie ja bereits erwähnten, sind hier mehrere Faktoren im Spiel, die diesen Prozess beeinflussen und letztendlich zu einer inkonsistenten oder ungenauen Rechnungsstellung an Kunden führen können.  

Beim Thema Zahlungsverzögerungen möchte ich Führungskräften in der Logistik gerne folgende Überlegungen ans Herz legen:

Erstens, kann Ihr Buchhaltungs-Team Zahlungseingänge korrekt entgegennehmen, sodass Ihre Debitorenabteilung weiß, was der Kunde oder die Kundin bezahlt? Ihre Kund*innen können alle möglichen Referenzen angeben, um sich auf die Rechnungen, die sie bezahlen, zu beziehen; und natürlich ist das System, in dem all diese Referenzen gespeichert sind, die eigentliche Betriebsplattform.  

Zweitens, kann sich Ihr Inkasso-Team darauf verlassen, dass die Rechnung korrekt ist? Und können Fragen von Kundenseite direkt beantwortet werden, sodass die Zahlung schneller erfolgen kann?  

In vielen Fällen muss das Inkasso-Team warten, bis das Abfertigungsteam die vom Kunden oder der Kundin angeforderten Informationen liefert, weil in den vielen getrennten Systemen keine direkte Zugriffsmöglichkeit auf die benötigten Daten besteht. 

Da kann vieles schief gehen, und deshalb bin ich der Meinung, dass ein integrierter Ansatz für Ihre Betriebs- und Finanzsysteme überaus wirkungsvoll sein kann.   
  

Ihre Argumente decken sich mit dem, was wir von vielen unserer Kunden und Kundinnen hören. Insbesondere, dass es sehr wichtig ist, dass sowohl die Teams aus dem Betrieb als auch aus der Buchhaltung den Status einer Rechnung auf der einen gemeinsamen Plattform einsehen können. Könnten Sie uns das genauer erklären? 

Ihr Team hat sich neulich mit Sushil Gupta, Group Chairman von Atlas Shipping unterhalten. Atlas Shipping ist einer der größten Spediteure Indiens und unser Kunde.   

In diesem Gespräch erläutert Sushil ausführlich, wie eine einheitliche Logistikplattform dazu beigetragen hat, den gesamten Rechnungsstellungsprozess zu optimieren, sodass die Rechnungen präziser und pünktlicher ausgestellt werden, ohne dass manuelles Eingreifen nötig wäre.   

Er nannte die Buchhaltungs-Lösung von CargoWise sogar das „Rückgrat unseres Betriebs“, was – meiner vielleicht nicht ganz unparteiischen Meinung nach – die Dimensionen der von uns gebotenen Funktionen wunderbar versinnbildlicht.   

Eigentlich sind ja zwei verschiedene Teams für die Rechnungsstellung und die Zahlungseinnahme zuständig. Der Einsatz von unterschiedlichen Systemen macht die Einnahmen-Verwaltung schwieriger, da dem Debitorenbuchhaltungs-Team nicht unbedingt sämtliche relevanten Informationen direkt zur Verfügung stehen.   

Beispielsweise kann Ihr Inkasso-Team, in einem Telefongespräch mit einem Kunden oder einer Kundin, Fragen dazu erhalten, warum bestimmte Beträge in Rechnung gestellt wurden.   

Wenn Sie hier mit zwei getrennten Systemen arbeiten, kann Ihr Team höchstens antworten, dass es sich um die Angelegenheit kümmern und zurückrufen wird. Mit einem einzigen System stehen die Chancen viel besser, dass Ihr Inkasso-Team die Frage direkt beantworten und die Zahlung sofort sicherstellen kann.   

Die integrierten Kreditkontroll-Funktionen einer einzigen Plattform können auch sehr wirkungsvoll sein, wenn Sie mit Kund*innen arbeiten, die womöglich Kreditprobleme haben.  Wenn Ihr Kunde oder Ihre Kundin ein Kreditproblem hat, können Sie über ein einziges System schnell entscheiden, ob Sie direkt zur Zahlung auffordern sollten.  

Zwei voneinander getrennten Systeme erschweren diese Entscheidung, weil Sie nicht beurteilen können, ob es sich bei dem Kreditproblem wirklich um ein Zahlungsproblem handelt oder ob der Kunde oder die Kundin Ihnen einfach nur ein größeres Geschäftsvolumen bringt.  

Bis Sie merken, dass es ein Problem gibt, hat der Kunde oder die Kundin manchmal sogar schon entweder das Kreditlimit überschritten, oder den Anbieter gewechselt, weil Ihr Entscheidungsfindungsprozess zu langsam war. Einzelsysteme, mit einfach zugänglichen Daten, beschleunigen diese wesentlichen Prozesse.   

Für Logistikunternehmen ist der Cashflow von entscheidender Bedeutung, und durch die Pandemie ist dieser noch unberechenbarer geworden. Wie können Buchhaltungs-Teams Technologie einsetzen, um veraltete, manuelle Prozesse hinter sich zu lassen und die Cashflow-Berichterstattung besser zu kontrollieren? 

Ein starkes Unternehmen erfordert einen positiven Cashflow, um weiter zu wachsen, was wiederum eine genaue Überwachung aller Phasen der Geschäftsentwicklung erfordert. Dies könnte bedeuten, dass Sie sich im Rahmen Ihrer kurzfristigen Cash-Analyse auf das Betriebskapital oder Liquiditätsmanagement konzentrieren, oder dass Sie eine längerfristige Analyse vornehmen, um künftige Wachstumspläne zu erstellen.  

So können beispielsweise präzise, langfristige Prognosen auf Grundlage integrierter historischer Daten zum Auftragsvolumen, zur Rechnungsstellung und zu den Zahlungen Klarheit darüber verschaffen, wo als nächstes investiert werden soll, welche Unternehmensbereiche ausgebaut werden können und welche im Auge behalten werden sollten.  

Ein externes Buchhaltungssystem kann zu unzugänglichen Daten führen und so den Druck auf Sie erhöhen, wenn Sie derlei Berichte auf Anfrage erstellen möchten – denn manuelle Behelfslösungen führen oft zu ineffizienten Abläufen und potenziellen Fehlern in Ihrer Berichterstattung.  

Technologie, wie CargoWise, ermöglicht Ihnen die Flexibilität, Ihren Cashflow und die zugehörige Berichterstattung so zu konfigurieren, dass sie Ihren Betriebsabläufen und Buchhaltungsanforderungen entsprechen.   

Nehmen Sie nur die umfassenden Daten- und Berichterstattungsfunktionen von CargoWise. Diese helfen Ihnen nicht nur bei der Vorhersage Ihrer zukünftigen Einnahmen – wie z. B. historische Betriebsdaten und Rechnungs- oder Umsatzdaten, sondern liefern Ihnen auch Kostendaten zur Vorhersage künftiger Netto-Erlöse und Netto-Cashflows, einschließlich Gemeinkosten und Dauer bis zur Zahlung.   

Mit dem Einsatz von zwei getrennten Systemen, müsste ein Analyst oder eine Analystin mindestens zwei vollkommen verschiedene Datensätze analysieren, um die Frage nach künftigen Cashflow-Prognosen auch nur ansatzweise beantworten zu können. Die Verfügbarkeit all dieser Daten direkt in CargoWise beschleunigt diesen Prozess hingegen erheblich und reduziert dabei gleichzeitig das Risiko von inkorrekten Daten.   

Möchten auch Sie mit den anpassbaren Buchhaltungs-Tools von CargoWise dafür sorgen, dass Sie stets so produktiv und rentabel wie möglich arbeiten? Mehr erfahren