Numerosi processi contabili all’interno della supply chain devono essere completati con precisione più volte al giorno, ogni giorno e nel modo più efficiente possibile.
Tuttavia, per alcune aziende creare, controllare e inviare fatture per ciascun job può essere un processo manuale lungo e ripetitivo, soprattutto nel caso in cui si commettano banali errori di immissione dei dati o dimenticanze che comportano una seconda elaborazione o, peggio ancora, ritardi nei pagamenti.
La potente funzione di workflow e di automatizzazione di cui è dotato CargoWise è in grado di semplificare l’intero processo di fatturazione per garantirti che tutte le fatture siano precise e puntuali, senza dover ricorrere a inserimenti manuali. Inoltre, questi strumenti di workflow sono già predefiniti nel sistema ed è facilissimo impostarli.
Ecco i tre modi in cui CargoWise può aiutarti a migliorare il processo di fatturazione grazie all’automatizzazione basata sul workflow:
1. Calcolo automatico degli addebiti
Grazie all’utilizzo dello strumento di calcolo automatico presente in CargoWise, i costi, le tariffe aziendali e i prezzi clienti possono essere salvati nel sistema e applicati all’istante con un semplice clic.
Questa funzione elimina i lavori manuali, riduce il margine di errore e aumenta l’efficienza dello staff, ma soprattutto assicura che tutti i costi vengano inseriti nella fattura, il che riduce la perdita di entrate e aumenta il profitto complessivo.
2. Contabilizzazione automatica di tutti i costi
Per accelerare e semplificare i pagamenti, CargoWise può essere impostato affinché contabilizzi automaticamente tutti gli addebiti inseriti in un job, garantendo così che il calcolo delle tariffe e dei costi sia sempre corretto e rifletta in modo accurato i servizi offerti.
In questo modo, non solo lo staff non dovrà più aprire ogni singolo job per contabilizzare ciascuna fattura ma verrà migliorata anche la visibilità aziendale dei costi e dei ricavi, assicurando che i propri clienti ricevano sempre cifre prevedibili e costanti.
3. Invio automatico delle fatture clienti
L'automazione e l'ottimizzazione dei processi di fatturazione garantiscono l’elaborazione tempestiva delle transazioni finanziarie, il che favorisce anche l’aumento della produttività.
CargoWise può essere configurato per garantire che le fatture siano corrette e conformi a specifiche disposizioni, quali trattamenti fiscali, classificazioni e termini. Questo controllo viene effettuato non appena le fatture sono pronte e prima di essere inviate automaticamente via email o fax ai soggetti incaricati dell’organizzazione a cui sono indirizzate.
Con CargoWise, potrai facilmente creare fatture uniche che includano i dettagli dei soggetti terzi di cui i tuoi clienti hanno bisogno, indipendentemente dal modulo operativo che richiede l’emissione della fattura.
Inoltre, nel caso in cui volessi inviare ulteriori documenti fiscali, è possibile automatizzare anche fatture non operative, note di credito e note di rettifica utilizzando lo stesso modello di workflow.