その複雑な業務と、サプライヤー、ディストリビューター、そして顧客の広大なネットワークで知られるこの業界では、デジタル文書の使用が紙ベースのプロセスに代わる、より迅速で安全かつ効率的な手段であることが既に証明されています。
しかし残念なことに、大手物流企業の中には、書類の電子化について時代遅れの思い込みにとらわれており、このテクノロジーを受け入れて最終的にその恩恵を得ることに消極的な企業がいます。
そろそろそうした誤解を解く時です! 書類の電子化が持つ最大の可能性を大手物流企業が認識することを妨げている5つのよくある誤解を以下に払拭していきます。
1. 既存のプラットフォームおよびシステムとの統合が難しい
船荷証券（BL）から請求書や信用状に至るまで、無数の紙文書が数十年、いや数世紀にわたって管理されてきました。こうした確立した方法とプロセスが浸透しているため、それらを置き換えたり変更したりするのは非常に困難で時間がかかるように思えます。
デジタル化の導入に熱心な企業でさえも、他のデジタル文書やプロセスを統合しようとする際には非互換性の問題に直面する可能性があります。
しかし、既存のプラットフォームおよびシステムを新しいシステムと統合することは実現可能かつ有益です。そのためには、現在の業務およびワークフローが中断されることなく、かつ互換性および使いやすさが確保される合意された業界基準を満たす適切なデジタルシステムに投資することが不可欠です。それにより、御社は効率性、精度、トレーサビリティ（追跡可能性）、そして可視性を向上することができます。
2. デジタル文書はデータ漏えいに対するリスクが非常に高い
ますます複雑化する物流プロセスをサポートするために業界全体で大量の情報が移動するため、データは最も貴重な資産の1つとなりました。
デジタル文書は悪意のあるサイバー攻撃や人的ミスによるデータ侵害に対して紙文書よりも脆弱である、というのが一般的に信じられている誤解の1つです。
しかし、適切なシステムが導入されていれば、デジタル化により、内部管理の強化、情報へのアクセス制限、改ざんを検出する監査証跡、暗号化オプション、ならびに堅牢なバックアップおよび復旧プロセスによって、セキュリティが向上します。
すべての書類を統合してデジタル化することにより、潜在的な脆弱性を最小限に抑えながら複数のデータ交換チャネルの必要性を排除できます。そのためデータが不正なアクセスや操作、そして盗難から保護されているとわかり安心できます。
3. デジタル化はコストがかかりすぎる
物流大手の経営幹部が書類の電子化のためのソフトウェアの設定、メンテナンス、サポートにかかる初期費用だけに焦点を当てている場合、紙ベースのプロセスを維持することの方が費用効果の高い経営上の判断であるように思われるかもしれません。ただし、これには長期的な財務上および業務上の利点、つまり長期にわたる総所有コスト（TCO）が考慮されていません。
実は、書類を電子化するソフトウェアを使用することで、長期にわたっての大幅なコストの節約と効率化が実現します。紙ベースのプロセスでは、文書の紛失または破損のリスクは言うまでもなく、物理的な文書の印刷、保管、復元に関連する継続的なコストが必要になります。
現場のオペレーターから経営幹部に至るまでのすべての関係者が、デジタル化に対する思い込みを見直して、書類電子化システムの導入を長期的な効率、精度、そして可視性への投資とみなすことが重要です。
4. 人は従来の方法を好む
紙ベースのプロセスは何世紀にもわたって、コミュニケーション、メモ取り、記録保持の主要な手段として機能してきました。
その結果、企業も個人も同様にその触覚的および視覚的な性質に慣れており、信頼でき馴染みのある手段として紙ベースの方法を好むのです。
旧式の方法に依存することにより、顧客にも時代遅れのサービスを提供するリスクがあり、それが顧客の不満につながる可能性があります。今日のデジタル時代では、顧客は私生活や余暇、そして仕事のさまざまな側面でデジタルプロセスを活用することに慣れています。したがって、物流プロバイダーとやり取りするときも、それらと同様なレベルの利便性、迅速さ、そして可視性がなければ、不満を感じる可能性が高くなります。
今日の進化し続ける世界の市場で競争力と俊敏性を維持するには、サプライチェーンのすべての関係者が新しい働き方を受け入れることが不可欠です。
5. デジタル化は法律や規制の遵守が困難である
世界のサプライチェーンは相互につながっているにも拘わらず、国や政府はデジタル文書の使用を法定化する個別の規則や規制を施行し続けているため、混乱を引き起こし、導入に対する障壁を生み出す可能性があります。
例えば、eBL（電子船荷証券）が法的に認められていない国もあれば、特定のデジタル署名や認証方法が必要な国もあります。
複数の規制枠組にわたる変更を同時に追跡することは、限りない警戒と適応力を必要とする困難な作業になることは理解できます。なぜなら、ほとんどの物流組織にはそれを効果的に実行するために必要な能力や専門知識が不足しているからです。そのため、これらのプロセスをデジタル化して最新の状態に保つのは難しすぎるように思えるかもしれません。
ありがたいことに、デジタル化専用ソフトウェアソリューションは、書類を安全に保存および共有するための一元化されたプラットフォームを提供すると同時にデジタル署名と認証方法の妥当性確認と検証を提供するため、現地の規制に確実に遵守することができます。
事業を展開しているすべての地域全体で書類を一元管理することで、御社チームは変化し続ける法的要件に迅速に適応できると同時に、情報交換の精度と速度が向上するため、重複作業をなくしてワークフローを合理化することができます。
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