物流的发展史也是自动化的发展史。从蒸汽机到叉车，再到今天的机器人拣选机和包装机，技术的发展也是行业发展的重要组成部分。
虽然加速实现和优先考虑数据录入自动化已有先例，但仍有一些物流公司尚未真正决定作出改变，这可能会让他们付出沉重的代价。
慧咨环球全球业务拓展分析师 Darren Matthews 表示：“依赖纸质文件和手动录入数据，耗时且成本高昂，尤其是在疫情封锁期间或管理高时效要求的货运时。
“随着整个行业持续发生如此多的中断，数字化转型已成为企业从上至下的当务之急。现在确实是尝试淘汰老式手动流程的理想时机，让技术和自动化取而代之，使创新得以蓬勃发展。”
手动录入数据的过程非常麻烦
物流提供商必须管理大量不同的非数字化数据，从扫描的提单到发票、空运单等等。
就任何劳动密集型任务来说，企业若继续依赖手动录入数据，则会面临风险，因为这往往会导致返工、重复操作，甚至可能因违规而受到处罚。
“许多人认为，不准确的数据录入是物流企业犯下的最昂贵的错误之一。”Matthews 说，“这是因为出错的可能性太大了，尤其是在面对语言、法律和本地化差异的时候。”
但是，出错的风险并不只是这些。Matthews 认为，手动流程也使提供商缺乏完整可靠的信息，难以扩大运营规模。
“在不同的办公室存储文件，然后再从中筛选出相关数据，这需要时间，也增加了潜在的开支。再加上物流提供商需要执行大量交易，这就带来了一些难以解决的挑战。”
手动录入数据的效率限制
而慧咨环球的航空公司对接经理 Scott McCorquodale 则表示， 他还记得手动填写空运提单，然后将其转录到计算机系统的日子，但他很高兴这些都已成为过去。
“航空货运业历来以纸质文件为基础，这导致其效率很难提高。近年来，这一切都发生了变化，许多航空公司现在都坚定地将数字化转型列为其优先事项。”
根据 McCorquodale 的说法，许多航空公司正在推动货代完全摆脱手动流程，改为在航空公司网站、行业门户网站或通过货代操作系统（如 CargoWise），进行航空货运的电子订舱 。
“货代不改用电子订舱的一个因素是，一些航空公司现在仍支持人工订舱，只是会收取额外费用。”McCorquodale 说，“但不可否认的是，现有的依赖电话和电子邮件等传统通信方式的订舱流程，明显效率低下，货代必须转而采用电子方式进行订舱，否则就有被淘汰的风险。”
手动录入数据导致生产力停滞不前
慧咨环球物流数据和海运对接区域副总裁 Ashley Skaanild， 同意这些对效率的担忧，并表示，虽然技术可以发挥巨大的作用，但物流提供商应提高警惕，不应使用过多不同的软件系统，而且对于不安全的软件系统，更应严禁使用。
他表示，虽然一些规模较小的公司已经推出了满足特定客户需求的数字化产品，但其往往只关注有限的供应链环节。因此，发货人、承运人或货代不得不将多种解决方案拼凑在一起，这可能成本高昂，并涉及相当大的风险。
例如， 在这些不同的系统和操作员之间，手动录入和传输数据非常耗时，而且每次重新输入信息都会增加出错的可能性。 此外，几乎不可能在整个企业内保持工作的可见性，这会导致工作重复处理，影响客户满意度。
“很明显，如果采用的是多个系统，而不是将数据输入一个端到端的物流平台，并将信息无缝传达给多个承运人，那么出错的可能性和网络风险都会大大增加。”他认为。
技术推动快速数据录入
不可否认，将货物从 A 地运送到 B 地需要大量复杂的数据。因此，物流行业见证了机器学习和自然语言技术的兴起，这些技术旨在自动化整个供应链的流程。
Matthews 认为，我们深度集成的全球物流平台 CargoWise 所采用的技术，正在帮助企业转向更加自动化、无纸化和高效的环境。
“我们正在做的基本上是消除大量费力且容易出错的数据录入过程，从而大幅降低人力投入并提高效率。
“重要的是，一旦我们系统中有了数据，我们还会添加相关性和搜索模型，并对异常情况和工作流程进行管理，以帮助我们的客户找到并专注于他们现在的需求，减少干扰。”他说。
McCorquodale 认为，正是这些智能自动化，以及各提供商之间经过清理、汇总和标准化的数据，使货代能够快速反应并及时做出决策。
“具体到空运方面，多年来行业协会，尤其是国际航空运输协会（IATA），一直在推动这一进程。事实上，许多物流平台，如 CargoWise，已能支持这些数字化计划，并正在根据新项目，如 IATA ONE Record项目，进行改进。”
反思过去，推动未来转型
人们总是对改变系统的“一贯做法”感到担忧。对数据录入，也是如此。然而，手动录入数据既费时又费钱，
还需要大量资源来保持高标准的准确性。而对于每天处理越来越多文件的货代来说，出错的代价显然会非常高昂。
“数据录入自动化可以让一切都变得更快，同时还能提高质量。”Matthews 总结道。
“他们将从速度和准确性的提高中获益，而速度和准确性的提高可以每周 7 天、每天 24 小时不间断地进行，这样他们的员工就可以专注于更高价值的任务。但归根结底，这也是一种更加连贯一致的方法，将为他们取得真正的长期成功奠定基础。”
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