虽然远程工作和线上会议现在已司空见惯，但对物流行业的许多人来说，疫情将他们推向数字化和更加无纸化的环境，速度比他们想象的要快得多。
尽管如此，许多物流领导企业实际上早在一段时间前，就已经将使用数字化文档列为其优先考虑事项。他们知道，从长远来看，依靠纸质文件来运行具有极高效率要求的供应链，不仅毫无益处，还有可能带来灾难。
在整个物流生态系统中交换电子交易和数字化文档，可以彻底改变复杂的业务流程。无论采用何种运输方式，这都是一种高效、经济、安全的方法，可用于传输与货物运输有关的重要业务信息。
电子文档的巨大优势
除了用于订单或发票等日常交易外，物流中的电子数据交换，还能确保业务合作伙伴（买方、供应商、第三方物流仓库、货运代理等），在货物运输周期的各个阶段进行业务互动。
“速度一直是物流公司的优先考虑事项。” 慧咨环球的业务发展主管 Aurelie Zengerlin 说， “您需要在接到通知的第一时间立即获取文档，从空运提单和海运提单，到舱单和装货清单、采购订单、发票等等。”
Zengerlin 表示，面对疫情期间的封锁，许多拒绝转向无纸化供应链的物流公司的运营明显放缓，因为无法到办公室获取纸质文件和记录。
“对许多物流领导企业来说，这是一个真正的顿悟时刻。”她说，“我认为任何人都无法想象封锁的规模，也无法想象过度依赖纸质文件和手动流程，根本无法应对这种中断。”
慧咨环球国际物流产品组合经理 Angela Gadaev 对此表示赞同，她说，那些已经开始采用更加自动化和无纸化流程的公司，在疫情爆发时就已经走在了前面。
“我们知道，物流提供商必须管理大量不同的非数字化数据，而处理这些纸质文件不仅增加成本，还浪费时间。”Gadaev 说。
“改为使用电子文档，可以缩短管理、归档、搜索、更新和手动共享文档的时间，同时降低成本。这还会将您的所有信息保存在一个安全的位置，并根据公司、分公司或部门进行灵活的可见性控制，因此只有经过批准的个人或团队才能访问特定的文件。”
货运代理改为使用电子文档仍面临挑战
为什么物流行业和一些货运代理在采用电子文档方面落后于其他行业？
对电子文档缺乏标准化的担忧，是阻碍物流行业承运人和其他公司广泛采用电子文档的障碍之一。
“电子文档的通用标准有限。因此，根据运输方式和起运港或目的港所在国家/地区的不同，与货运有关的一项或全部记录可能需要纸质文件。”Gadaev 说。
“空运作为一种运输方式，在货运流程的数字化方面确实有先进的标准，这些标准是多年前出于对速度的需要而建立的。但即使是这些成熟的标准，也会随着行业的发展和合规需求的增长而不断演变。”
当然，另一个可能减缓采用电子文档的因素是内部阻力。
慧咨环球航空公司对接总监 Scott McCorquodale 表示，有时很难说服公司摆脱传统的做事方式，采用新的工具，包括改变内部运作模式或投资技术来创建、传输和存储文档。然而，如果克服了这一点，就能帮助企业向前发展。
“简单地说，我们经常可以把这种缄默的态度归结为恐惧和疑虑。” 他说，“安全、稳定的发展一直比激烈的变革更可取，但许多物流领导企业认为抵制变革是数字化成功的最大障碍，因此现在正是我们所有人转变思想的时候。”
电子文档日渐普及
然而，情况正在缓慢发生变化，至少在世界上一些较发达和重要的领域是如此。
2020 年，国际航空运输协会（IATA）宣布了一项行业目标，即到 2022 年底实现航空运单 100% 电子化，也就是 100% 采用 eAWB。这一举措也在推动货运走向数字化。例如，汉莎货运航空于 2022 年 2 月宣布，将遵循 IATA 的要求，从 2022 年 3 月 27 日的夏季航班开始，在可行航线上运输的所有货物必须仅采用 eAWB。
此外，欧盟的电子货运信息（Electronic Freight Transport Information) 将于 2024 年 8 月生效。该条例有望提供一个法律框架，使有关当局能够接受电子形式的货运信息，从而无需打印文档。
“我觉得每个人都希望实现所有文档的数字化。值得庆幸的是，我们有一些非常进步的航空公司，在很大程度上确定了行业的发展方向，并为此而努力。”McCorquodale 说。
“因此，我们现在可能正处于进一步推动空运流程数字化的开端。CargoWise 在很大程度上是其中的一部分，因为该平台生成的每一笔空运记录都是电子化的信息。因此，数据现在总是会默认发送，除非货运代理选择不发送。”
转向更加无纸化和高效的环境
Zengerlin 表示，生产力下降不仅与员工表现不佳有关，还与员工需要处理大部分可自动化的纸质文档和数据传输任务有关。如果员工被重新安排到真正需要他们的领域，他们本可以更高效地完成工作。
“物流是一个流程驱动的行业。每天，任务都在一遍又一遍地重复，需要不同程度的人力或专业人士的投入。”她说，“消除依赖纸质文件的劳动密集型、重复性、易出错的任务，无疑是最好的选择，采用自动化加速完成这些任务，将为您的企业带来直接和显著的效益。”
对于 Gadaev 来说，这是推行电子数据交换（EDI）和转向更加无纸化环境的最大收获之一。
“您的员工将从耗时、重复的职责中解放出来，更多地专注于改善客户服务和拓展他们的技能。这为他们创造了空间，让他们能够充分利用自己积累的业务知识以及对客户的了解，而不是忙于寻找纸质文件或输入数据。”她总结道。
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